Rászokás – leszokás

Mitől válik szokássá, mi akadályozza vagy nehezíti meg a szokás kialakulását, mi segíti elő? Mitől lesz jól használható?

Azt akarjuk, hogy szokássá váljon a cégen belüli együttműködés a munkában? Mit értek ezen? Arra gondolok, hogy nem egy külön elhatározás, hanem a munka természetes része lesz. Van ilyen? Nézzük csak meg a Facebook használatát! Hogyan használja az, akik tényleg benne van? Eldönti, hogy most fél óráig fészbúkozni fogok? Nem, egyáltalán nem! Amikor van valami mondanivalója a barátai számára, elmondja. Amikor eszébe jut valami, amit meg akar kérdezni, megkérdezi. Jó ez, vagy rossz? Nem tudom megmondani. Én nem így használom, sajnálom rá az időt. Amikor van valami mondanivalóm, tipikusan halogatom egy darabig, amíg rászánom magam, hogy leírom. Néha addig halogatom, amíg már nem is érdekes… Így jobb, vagy úgy jobb? Ez ízlés kérdése, és az életkortól és az élethelyzettől is függ.

Mi van a többi közösségi rendszerrel? Amikor dolgozom, a LinkedIn többnyire be van kapcsolva. Munka közben néha eszembe jut, hogy írjak arról, amin éppen gondolkozom, vagy amit éppen olvasok. A LinkedIn a munka része, ahhoz kapcsolódik. Pont így használtam a Yammert is, ami a céges együttműködés rendszere.

Mit szeretnénk elérni a cégen belüli online együttműködési platform használatával? Az lenne jó, ha tudnánk, hogy a többiek min dolgoznak, mivel foglalkoznak. Nem csak annyit, hogy már három hónapja ezen a projekten dolgozik, és még pár hónapig folytatja. Ez még nem „együttműködés” – ebből nem jön ki semmi, amit el akarunk érni. Az lenne jó, ha a munka közben elért eredményeket, illetve a felmerült akadályokat nagyjából folyamatosan megosztanák a kollégák egymással. Miért?

Kezdjük a másodikkal! Elakadtam, nem haladok úgy, ahogy terveztem, mert valamit nem tudok, nem értek, nem úgy működik, ahogy elképzeltem. Mit tehetek? Meg akarom találni a megoldást, és minél gyorsabban. Mit teszek? Felhívok valakit, aki tudhatja, vagy emailt írok neki. Szerencsés esetben felveszi a telefont (azonnal elolvassa a levelemet), nem zökkentem ki valami fontosból, és tudja is a választ. Ha nem kaptam azonnal választ, jön a keresés. Kapok rengeteg találatot, nekiállok szelektálni, majd elolvasni az ígéreteseket. Általában jó sok idő elmegy vele. Ha nem pont ebben a kontextusban találkoztak mások a problémával, akkor a találatok nagy részéről elolvasás után kiderül, hogy számomra értéktelenek.

Hogy menne ugyanez egy céges együttműködési rendszerben?

• Felteszem a kérdésemet az egész közösségnek, minden tag láthatja, azok is, akiket nem ismerek. Ellátom a megfelelő kulcsszavakkal, és megjelölöm azokat, akikről azt gondolom, hogy járatosak a témában. Azt írtam, hogy mindenki láthatja, de az a fontos, hogy kiknél kerül az előtérbe. Azoknál, akiket megjelöltem, és azoknál, aki követik a megadott kulcsszavakat (vagy engem). Ha csoportok is vannak a rendszerünkben, akkor a releváns csoportokba beleírva, azok minden tagjánál is az előtérbe kerül. Sok ember (sok ismeretlen, de a témával foglalkozó ember) látja egyszerre. Ha valaki válaszol, a többiek is látják. Így nem írják sokszor ugyanazt. Az viszont előfordul, hogy kijavítják egymás válaszát. Nos, nem csak így menne, hanem valóban így is megy! Amikor olyan helyzetbe kerültem, hogy nem tudtam, kitől kérdezzek, mindig hamar kaptam releváns válaszokat. Általában több megoldást is ugyanarra a problémára (még válogathattam is, és megvárhattam, amíg a szakértők megvitatták egymás között).

Mire lenne az jó, ha tudnánk egymás munkájáról, az apróbb-nagyobb sikerekről, eredményekről? Több nagyszerű dolog is következne belőle:

• Hatékonyság: Akármilyen jól szervezzük meg a céget, bizony előfordulnak párhuzamos tevékenységek; ugyanazt a részfeladatot több munkában is elvégzik a kollégák. Nem olyan nagy baj ez, de javítható a hatékonyság, ha észreveszik, hogy ugyanazt csinálják, és összefognak, együtt gyorsabban megvannak vele. Járulékos előny: egy megoldásunk lesz a részfeladatra, amit több helyen fel tudunk használni, és majd a javítását és továbbfejlesztését is csak egyszer kell elvégezni.
• Innováció: Hiszünk abban, hogy mindenkinek lehetnek értékes ötletei, akár olyan feladathoz is, amit nem neki osztottak ki, sőt hivatalosan nem is ért hozzá? Én hiszek benne, és ha a világban megjelenő új fejlesztéseket, termékeket, szolgáltatásokat nézem, megerősítést is kapok. Ezért előnyös, ha a dolgozók „fecsegnek” a munkájukról, mert így kaphatnak jó ötleteket. Ez persze online együttműködés nélkül is megtörténhet (pl., amikor kávézás vagy dohányzás céljából gyűlnek össze az emberek), de itt nagyobb körben és az egyszerre egy helyen levés nélkül is van rá lehetőség.
• Ösztönzés, pozitív visszacsatolás: Mikor kapjunk ösztönzést, apró dicséreteket? A munka befejezése után természetes elvárás a megfelelő mértékű elismerés, de közben mi a helyzet? Nem esik rosszul, ha közeli vagy távolabbi kollégák megdicsérnek egy-egy jó megosztásért, válaszért vagy részeredményért. Az online együttműködés erre is kiválóan alkalmas (hasonlóan a „like”-hoz és a „+1”-hez), és érdemes is használni. Ez nem helyettesíti a munka rendszeres értékelését, hanem egy újabb, informális és azonnali lehetőséget teremt.

Elég meggyőző voltam, kell nekünk ez az online együttműködés? Megjött az étvágyad, Kedves Olvasó?

Ha igen, akkor szeretnénk azt is elérni, hogy majdnem mindenki használja – hiszen így jönnek ki az előnyei. Az is jó lenne, ha mindenki, aki megszereti az online együttműködést, ugyanabban a rendszerben tenné ezt. Hát nem természetes, hogy mindenki pont azt használja, amit előírtunk erre a célra? A jelek szerint nem: “Consumers have virtually endless choice when it comes to cloud tools, but there are different dynamics at play in the workplace. Employee expectations don’t always blend well with IT’s goals, so many workers simply use the tools they want. In many cases, nothing stops the average employee from storing all kinds of corporate data in personal storage accounts“. – írja a CIO.com. Szóval, rászoktunk arra, hogy kedvünk szerint válogassunk a szoftverek között, és ezt a munkahelyre is bevisszük.

Az a feladatunk, hogy vonzóvá és kényelmessé tegyük a cég által kiválasztott megoldást, hogy a dolgozók is ezt válasszák. Hogyan? Nézzük meg, hogy mik az emberek elvárásai, követelményei, és alkalmazkodjunk hozzájuk!

Az egyik fontos követelmény az, hogy bármikor és bárhol lehessen használni. Akkor írhassak a munkámról, akkor kérdezhessek, akkor válaszolhassak, amikor akarok. Ne legyen akadály az, hogy nem vagyok az irodában, vagy nincs nálam a céges számítógép! Használhassam otthon vagy utazás közben, saját gépről, táblagépről vagy okos telefonról – ami éppen kéznél van, amit éppen jónak látok. Itt nem csak az a követelmény, hogy ezekről az eszközökről használható legyen – az is fontos, hogy a képernyő méretéhez és a hálózat sebességéhez illeszkedjék a megjelenítés és az átküldött adatok mennyisége. Ki szeret fel-le és jobbra-balra görgetni ahhoz, hogy elolvasson egy pár mondatos szöveget? Ki élvezi, ha a szöveg elolvasásához nagy képek lassú letöltését is meg kell várnia? Én elég hamar feladom… Nem elég a mobil böngészőre optimalizált megoldás. Kell a mobil app is – azzal lehet offline és lassú hálózaton jól írni és olvasni.

Mi a helyzet a kereséssel (vagy inkább a találással)? Mi zavar engem, mi hiányzik egyik másik közösségi rendszerből (pl.: Facebook, LinkedIn)? Tartalom alapján lényegében nem lehet keresni. Hányszor próbáltam hiába újra megtalálni valamit, ami egyszer szembejött, de akkor nem mentettem el! A sok negatív tapasztalat után már nem is próbálkozom…

A tartalom alapján való keresés alapvető követelmény a munkahelyi együttműködésben. Az is fontos, hogy több szempont szerint tudjunk könnyen és értelmesen keresni (pl.: szövegrészlet, kulcsszó, melyik csoportban van, ki tette közzé vagy szólt hozzá, mikor).

Az eredményes kereséshez szükséges a jól megírt tartalom. Nagy tömegű információ esetén nagyon fontos a kulcsszavak okos használata. Mi a kulcsszó? Néhány kiemelt szó, amit sok esetben a # jellel vezetünk be, és jelzi a keresőnek, hogy erről szól a bejegyzés. A Twitteren találták ki (ott hashtag a neve), de azóta a Google+ és a Facebook is bevezette (bár alig használják). Jó használatával sokat tehetünk az eredményes keresésért.

A céges rendszerben fontos, hogy a kulcsszó utólag is módosítható legyen? Miért?

• Néha nem találjuk el a megfelelő kulcsszavakat, amikor megírjuk a bejegyzést, vagy egyszerűen elfelejtjük, ezért utólag kell hozzáadni vagy módosítani.
• Szinonimák vagy többféle írásmód (egybe, külön, ragokkal) nehezítik a kereső dolgát. Ezeket utólag lehet egységesíteni.
• Ami ma még nem kulcsszó, holnapra azzá válhat, ahogy a világ változik.
• Az is hasznos, ha nem csak az eredeti közzétevő tudja a kulcsszavakat módosítani, hanem mások is.

Ez csak két téma volt a rendszerekkel szemben támasztott felhasználói követelmények közül:

• jól és kényelmesen használható bárhol és bármikor,
• eredményesen működő keresés.

Van még sok-sok fontos dolog, ami ahhoz kell, hogy szeressék és sikeresen használják az emberek, ezekről írtam régebben, pl.: „Facebook a munkában? Ugyan már! Vagy mégis?”. Azok is mind fontosak, de ezt a kettőt érzem a dolgozók általi elfogadás szempontjából a legfontosabbnak. Szerintem ezek nélkül nem válik rendszeres szokássá a munkában.

Kedves Olvasó! Dolgoztál már ilyen rendszerben? Mik voltak a legfontosabb erényei és hiányosságai annak? Előfordult már, hogy kellett volna használnod, de nem tudtad teljesen odatenni magad? Miért nem?