Munkavégzést szimuláltunk

A végére sokan megkedvelték, bár az elején idegenkedtek tőle.

A múlt héten végre hozzájutottam, hogy írjak a tavaszi félév számomra legizgalmasabb tantárgyáról.

A tárgy gyakorlati részét három nagy oszlop tartja:

  1. A cégen belüli (munkával kapcsolatos) online kommunikáció.
  2. Az üzleti célra szolgáló Facebook-oldal.
  3. A tartalommarketing és a tartalomválogatás.

Ma az első “oszlop” kerül sorra. Ennek az oktatási vonatkozásairól még nem írtam, de a használatáról sokszor – épp ez volt az ok, ami miatt elkezdtem rendszeresen írni.

Mi is ez, mire való?

  • A vezetők és a dolgozók közötti folyamatos, élő kapcsolat értéket teremt, segít a károk megelőzésében.
  • A vezetők hitelességét támogatja, így segít a dolgozók elkötelezettségének megteremtésében.
  • A feladatok közös megoldásának, ötletelésnek, innovációnak kiváló terepe.
  • Együttes munka, tanulságok megbeszélése, közös tanulás helyszíne.
  • Kapcsolat a dolgozók között (korlátok átlépése: földrajzi, időzóna, másik osztály, másik műszak, otthoni munka, részmunkaidő).
  • Együttműködés a munka során (a fenti korlátok átlépése, csoportok rugalmas létrehozása, kérdések megvitatása, közös döntéshozás, eredmények megosztása és mérése), projektkommunikáció, munkaanyagok megosztása, közzététele.
  • Tudásmenedzsment, tudásmegosztás.
  • Dolgozók személyes márkájának építése (personal brand), ismertség, tudás és képességek megismertetése szélesebb körben a cégen belül.
  • Kapcsolat a vezetés és a dolgozók között (oda-vissza).
  • Azonnali, nyilvános elismerés jó munkáért, eredményekért.
  • Kapcsolat a HR és a dolgozók között (oda-vissza).
  • Beilleszkedés elősegítése (onboarding).
  • Feladatra, munkára alkalmas emberek (talent) megtalálása, belső munkaerőtoborzás.

… és még sokat írhatnék róla, de nem teszem, mert már megtettem.

Az órán az történt, hogy egy rövid bevezető magyarázat után meghívtam a hallgatókat az előre elkészített együttműködési terünkbe, ahol azonnal bele is vágtunk a közepébe. Az volt a feladatuk, hogy írjanak bejegyzéseket, válaszoljanak, kedveljenek, osszák meg, amiket mások írtak, használjanak kulcsszavakat (#hashtag). Ez majdnem olyan, mintha Facebook lenne, de itt most nem cuki cicákat és finom ebédeket kellett lefényképezni és feltenni, hanem munkával kapcsolatos dolgokat. Nem is sokuknak sikerült ez elsőre…

Persze, honnan tudhatná az, aki sose látott ilyet? Mutattam nekik jó néhány példát, ahol valódi cégek, valódi probléma megoldására használták. Utána jött a következő feladat. Internetes cikkeket kellett keresni, amik kapcsolódnak a szakterületükhöz, ezeket itt megosztani (magyarázattal ellátva, hogy mi benne az érdekes, a jó, a hibás), kulcsszavakkal ellátni, felhívni rájuk mások figyelmét. Sőt reagálniuk is kellett egymás bejegyzéseire! Nem mondom, hogy mindenkinek könnyen ment – ezt is szokni kell. Voltak, akiknek többször el kellett magyarázni, hogy mi a dolog lényege.

Kaptak csoportos feladatot is. Na, ezzel sokan megkínlódtak, de végül – esetenként sok segítséggel – mindenki sikerrel vette, akinek egyáltalán volt alkalma (ideje) foglalkozni vele. Azt kértem, hogy alakítsanak 6-12 fős csapatokat. Azt hiszem, néhány esetben itt kezdődött a probléma, mert nem mindenki volt szokva a csapatban végzett munkához. Néhány csapat viszont hipp-hopp megalakult, azonnal lett vezéregyéniség (egy, esetleg több), és égett a kezük alatt a munka.

Mi volt a feladat? Azzal kezdődött, hogy ki kellett találniuk a feladatot. Ehhez két példát adtam, munkaerő-felvételt és marketingterv készítését, és feltettem 8-9 kérdést, hogy ne lógjon a levegőben az egész. Természetesen kitalálhattak másfajta feladatokat és kérdéseket, de az volt a lényeg, hogy mindent a csoportban (online) beszéljenek meg, döntsenek el, ott hozzák létre az összes dokumentumot.

Kaptam közben jó sok kérdést, és magamtól is figyeltem, hogy mit csinálnak. Szükség esetén beleszóltam. Jó sok este és hétvége ment rá…

Sok nagyszerű megoldást kaptam, sokan megértették, hogy mi a lényeg egy ilyen együttműködésben. Gyönyörűen eljátszották, hogy munkahelyről és munkáról van szó.

A félév végi kérdőívben csak egy hallgató mondta, hogy nem érdekli a munkával kapcsolatos online együttműködés. A válaszadók háromnegyede használja vagy szívesen használná, ha lenne rá lehetősége. Úgy érzem, csináltam valami hasznosat!

Ezen a ponton kell visszatérnem a módszertanra és a feladatokra. Nagyon sok munkánk volt a feladatokkal, a hallgatóknak is és nekem is. Nekik a csoportos feladattal (a többi összesen nem volt 15 perc). Nekem a 100 hallgató munkájának folyamatos követésével (a határidők betartása nem volt mindenkinek az erőssége), a tévedésekre, hibákra való reagálással, segítéssel, majd az ismételt értékeléssel. (A csoportok több mondatos szöveges értékelést kaptak.)

A nehézségek ellenére, most is úgy gondolom, hogy ennek csak így van értelme.

Elmagyarázom – megmutatom – együtt csináljuk, amíg nem megy – hallgatói feladatmegoldások.

Aki ezen végigment, az még nem profi benne (ahhoz legalább hónapokig kellene intenzíven használni), de érti a lényegét, szerzett pozitív élményt, fel tudja eleveníteni az itt gyakoroltakat, ha éles helyzetbe kerül.

Ez az egyik hallgató válasza a “Mi tetszett legjobban?” kérdésre: “Otthoni feladatok voltak, de ha elakadtunk lehetett kérdezni, amire hamar segítséget kaptunk”.

Ehhez kellett az online együttműködés!

(Megjegyzés: A konkrét eszköz, amit használtunk, a Yammer volt. Ezen belül a Wekerlén végzett oktatásra általam létrehozott hálózatban dolgoztunk, ahol a hallgatók nyilvános vagy zárt csoportokban oldották meg a feladatokat.)

Folytatás: Facebook a tanteremben

Kommunikálni tanultunk

Marketinges, kereskedő, pénzügyes, HR-es – sokféle hátterű ember tanulta ugyanazt.

Régi vágyam teljesült, amikor a Wekerle Sándor Üzleti Főiskola rektora felkért a digitális kommunikáció tantárgy tanítására. Örömömben gyorsan összeraktam a tárgy tartalmát, és leadtam a tematikát, amit el is fogadott. Nem előzmény nélküli az életemben ez a téma, hiszen jó néhány éve művelem. Egyes elemeit már tanítottam is, különböző helyeken és formában.

A tárgy gyakorlati részét három nagy oszlop tartja:

  • A cégen belüli (munkával kapcsolatos) online kommunikáció.
  • Az üzleti célra szolgáló Facebook-oldal.
  • A tartalommarketing és a tartalomválogatás.

Aki valamennyire ismer, tudja, hogy az elsővel és a harmadikkal elég sok éve foglalkozom, sőt hirdetem is a fontosságukat.

Az elsőt a Deloitte-ban kezdtem bő hét évvel ezelőtt. Akkoriban az amerikai kollégák a Yammer bevezetésével foglalkoztak. Pontosabban, akkor még sehol se volt a hivatalos bevezetés, még a döntés se született meg, de lelkes emberek egyre bővülő csoportja elkezdte élesben használni, hogy kitapasztalja (és reményeik szerint, bemutassa) az értelmét, a hasznát, a használatát. Hivatalosan nem is értesültem róla, de valaki mondta, hogy valaki mondta neki, hogy hallotta, hogy Amerikában használják ezt a Yammer nevű dolgot (de nem tudja, mire is).

Felkeltette a kíváncsiságomat, megkerestem, elkezdtem követni, hogy mit csinálnak az amerikai kollégák. Mi fogott meg benne? Az első a jó társaság volt. Értelmes, lelkes, alkotó emberekkel találkoztam. A “találkozás” nem személyes volt, hanem az online térben történt. Nem is mindig volt jelen idejű a 6-9 óra időeltolódás miatt.

Nagyon sokat tanultam, teljesen új dolgokról hallottam, amik később mifelénk is megjelentek, itthon is bekerültek a szakmai diskurzusba.

A harmadik (a tartalommarketing) volt a következő az életemben. Ezzel nem a cégnél futottam össze, ott ezt nem művelték (vagy én nem vettem észre). Amikor elkezdtem, én sem tudtam, hogy ez a neve. Amikor szabadúszó lettem, az volt a tervem, hogy a főiskolai tanítás mellett valami jobban fizető és izgalmasabb dolgot is csinálok majd. Konkrétan a friss tudásomat, a cégen belüli online kommunikációt (amit elegánsabban az “enterprise social network” névvel is illetnek) fogom cégeknél tanítani, a bevezetésében segíteni. Ehhez – úgy gondoltam – hasznos lehet ismertté tenni magam, írni a témáról. Nekiláttam rendszeresen (“tudományosan”) felépíteni a témát, cikksorozatba fogtam, amihez kellett a fórum, ahol megjelenik. Így jött létre a blogom. Kértem és kaptam véleményeket, javaslatokat, így alakult, fejlődött a tartalom és a forma. Kevesebb lett benne a didaktikus, tudományos felépítés. Emészthetőbb, olvasmányosabb lett, de nem engedtem a tartalmi pontossággal. Hasonló stílusban írtam néhány folyóiratba is.

Azt talán kevesebben tudják, hogy a második témában (üzleti Facebook-oldal) is dolgozom. Az első ilyen feladatom a Balatonakarattya Fejlődéséért Alapítványhoz és az Akarattyai Szilfalevél című balatonakarattyai helyi közéleti laphoz kapcsolódott. Ez rövid ideig élt, de motivációt és lehetőséget adott a tanulásra és a gyakorlásra. Kis szünet után a Balatonakarattyai Fürdőtelep Egyesület Facebook-oldala lett a feladatom, majd ezt követte a helyi önkormányzaté. Így folyamatosan lehetőségem volt karbantartani és fejleszteni a tudásomat, követni a Facebook fejlesztéseit. Amikor sor került a tanítására, újabb lendületet kapott a tanulásom, mélyebben beleástam magam, megtanultam újabb lehetőségeket, és felfedeztem újabb problémákat.

A főiskolai tanításra készülve hoztam létre saját “üzleti” Facebook-oldalamat. Ezen mutattam be a hallgatóknak a beállításokat, különböző trükköket. Ha már megcsináltam, el is kezdtem használni: itt is megjelenik a tartalommarketinges és tartalomválogató munkám termése.

Maga a tanítás érdekes új kalandot jelentett számomra, mert 100 feletti számú hallgatóm egy tantárgyból még sose volt. El is szúrtam rendesen, rengeteg előre nem tervezett munkát csináltam magamnak!

Mit rontottam el? Ahogy a Wekerlén a többi tárgyban is, itt is az volt a célom, hogy a hallgatók minden részterületen elég sok gyakorlati feladatot végezzenek el, így valódi tudásra tegyenek szert. Mindhárom témában kaptak komplex feladatokat, egy részük ráadásul közös, csoportos feladat volt. Mi lett a probléma? A kb. 15 feladatot értékelnem is kellett minden hallgató esetében. Tipikusan több nekifutás után lett olyan, amivel elégedettek voltunk, vagyis estéken és hétvégéken keresztül kommunikáltam velük online, adtam a javaslatokat, segítettem a feladatok megoldásában. A következő félévre ki kell találnom valami mást, mert ez így nagyon sok munka volt!

Mit gondoltak erről a hallgatók? Most is kértem tőlük névtelen értékelést a munkámról. Itt nem megyek bele a részletekbe, csak pár kérdést és választ mutatok meg.

  • A válaszadók 63%-ához közelebb került az informatika, és senkinek sem romlott a viszonya vele.
  • A digitális kommunikáció 78%-ukhoz került közelebb (romlás itt sem volt).
  • A tantárgy hasznosságáról: 5% többet kapott a vártnál, 61% mondta, hogy sok újat tanult. 17% szerint nagyon kis mértékben volt hasznos, egyikük szerint semennyire.

Ehhez érdemes tudni, hogy a munkával vagy tanulással kapcsolatos digitális kommunikációban egyharmaduknak semmilyen tapasztalata nem volt a félév elején, és a meglévő tapasztalat is főleg a Facebook álláskeresésre való használata volt. Akadt, aki bevallotta, hogy csak azért van itt, mert kötelező.

Mennyit tanultak? A saját értékelésük szerint így változott a tudásuk a félév során:

 

Úgy gondolom, hogy ez jó eredmény! Az általam adott osztályzatok szerint valamivel több lett a jeles, kevesebb a jó, és több a közepes, de összességében hasonlóan láttuk az eredményeket.

Folytatom a témát hamarosan, írok az egyes területek részleteiről, az ott tanultakról, a hallgatók reakcióiról.

Folytatás:

Rászokás – leszokás

Mitől válik szokássá, mi akadályozza vagy nehezíti meg a szokás kialakulását, mi segíti elő? Mitől lesz jól használható?

Aristotle These virtues are formed in a man by his doing the actionsAzt akarjuk, hogy szokássá váljon a cégen belüli együttműködés a munkában? Mit értek ezen? Arra gondolok, hogy nem egy külön elhatározás, hanem a munka természetes része lesz. Van ilyen? Nézzük csak meg a Facebook használatát! Hogyan használja az, akik tényleg benne van? Eldönti, hogy most fél óráig fészbúkozni fogok? Nem, egyáltalán nem! Amikor van valami mondanivalója a barátai számára, elmondja. Amikor eszébe jut valami, amit meg akar kérdezni, megkérdezi. Jó ez, vagy rossz? Nem tudom megmondani. Én nem így használom, sajnálom rá az időt. Amikor van valami mondanivalóm, tipikusan halogatom egy darabig, amíg rászánom magam, hogy leírom. Néha addig halogatom, amíg már nem is érdekes… Így jobb, vagy úgy jobb? Ez ízlés kérdése, és az életkortól és az élethelyzettől is függ.

Mi van a többi közösségi rendszerrel? Amikor dolgozom, a LinkedIn többnyire be van kapcsolva. Munka közben néha eszembe jut, hogy írjak arról, amin éppen gondolkozom, vagy amit éppen olvasok. A LinkedIn a munka része, ahhoz kapcsolódik. Pont így használtam a Yammert is, ami a céges együttműködés rendszere.

Mit szeretnénk elérni a cégen belüli online együttműködési platform használatával? Az lenne jó, ha tudnánk, hogy a többiek min dolgoznak, mivel foglalkoznak. Nem csak annyit, hogy már három hónapja ezen a projekten dolgozik, és még pár hónapig folytatja. Ez még nem „együttműködés” – ebből nem jön ki semmi, amit el akarunk érni. Az lenne jó, ha a munka közben elért eredményeket, illetve a felmerült akadályokat nagyjából folyamatosan megosztanák a kollégák egymással. Miért?

Kezdjük a másodikkal! Elakadtam, nem haladok úgy, ahogy terveztem, mert valamit nem tudok, nem értek, nem úgy működik, ahogy elképzeltem. Mit tehetek? Meg akarom találni a megoldást, és minél gyorsabban. Mit teszek? Felhívok valakit, aki tudhatja, vagy emailt írok neki. Szerencsés esetben felveszi a telefont (azonnal elolvassa a levelemet), nem zökkentem ki valami fontosból, és tudja is a választ. Ha nem kaptam azonnal választ, jön a keresés. Kapok rengeteg találatot, nekiállok szelektálni, majd elolvasni az ígéreteseket. Általában jó sok idő elmegy vele. Ha nem pont ebben a kontextusban találkoztak mások a problémával, akkor a találatok nagy részéről elolvasás után kiderül, hogy számomra értéktelenek.

Hogy menne ugyanez egy céges együttműködési rendszerben?

  • Felteszem a kérdésemet az egész közösségnek, minden tag láthatja, azok is, akiket nem ismerek. Ellátom a megfelelő kulcsszavakkal, és megjelölöm azokat, akikről azt gondolom, hogy járatosak a témában. Azt írtam, hogy mindenki láthatja, de az a fontos, hogy kiknél kerül az előtérbe. Azoknál, akiket megjelöltem, és azoknál, aki követik a megadott kulcsszavakat (vagy engem). Ha csoportok is vannak a rendszerünkben, akkor a releváns csoportokba beleírva, azok minden tagjánál is az előtérbe kerül. Sok ember (sok ismeretlen, de a témával foglalkozó ember) látja egyszerre. Ha valaki válaszol, a többiek is látják. Így nem írják sokszor ugyanazt. Az viszont előfordul, hogy kijavítják egymás válaszát. Nos, nem csak így menne, hanem valóban így is megy! Amikor olyan helyzetbe kerültem, hogy nem tudtam, kitől kérdezzek, mindig hamar kaptam releváns válaszokat. Általában több megoldást is ugyanarra a problémára (még válogathattam is, és megvárhattam, amíg a szakértők megvitatták egymás között).

Mire lenne az jó, ha tudnánk egymás munkájáról, az apróbb-nagyobb sikerekről, eredményekről? Több nagyszerű dolog is következne belőle:

  • Hatékonyság: Akármilyen jól szervezzük meg a céget, bizony előfordulnak párhuzamos tevékenységek; ugyanazt a részfeladatot több munkában is elvégzik a kollégák. Nem olyan nagy baj ez, de javítható a hatékonyság, ha észreveszik, hogy ugyanazt csinálják, és összefognak, együtt gyorsabban megvannak vele. Járulékos előny: egy megoldásunk lesz a részfeladatra, amit több helyen fel tudunk használni, és majd a javítását és továbbfejlesztését is csak egyszer kell elvégezni.
  • Innováció: Hiszünk abban, hogy mindenkinek lehetnek értékes ötletei, akár olyan feladathoz is, amit nem neki osztottak ki, sőt hivatalosan nem is ért hozzá? Én hiszek benne, és ha a világban megjelenő új fejlesztéseket, termékeket, szolgáltatásokat nézem, megerősítést is kapok. Ezért előnyös, ha a dolgozók „fecsegnek” a munkájukról, mert így kaphatnak jó ötleteket. Ez persze online együttműködés nélkül is megtörténhet (pl., amikor kávézás vagy dohányzás céljából gyűlnek össze az emberek), de itt nagyobb körben és az egyszerre egy helyen levés nélkül is van rá lehetőség.
  • Ösztönzés, pozitív visszacsatolás: Mikor kapjunk ösztönzést, apró dicséreteket? A munka befejezése után természetes elvárás a megfelelő mértékű elismerés, de közben mi a helyzet? Nem esik rosszul, ha közeli vagy távolabbi kollégák megdicsérnek egy-egy jó megosztásért, válaszért vagy részeredményért. Az online együttműködés erre is kiválóan alkalmas (hasonlóan a „like”-hoz és a „+1”-hez), és érdemes is használni. Ez nem helyettesíti a munka rendszeres értékelését, hanem egy újabb, informális és azonnali lehetőséget teremt.

Elég meggyőző voltam, kell nekünk ez az online együttműködés? Megjött az étvágyad, Kedves Olvasó?

Ha igen, akkor szeretnénk azt is elérni, hogy majdnem mindenki használja – hiszen így jönnek ki az előnyei. Az is jó lenne, ha mindenki, aki megszereti az online együttműködést, ugyanabban a rendszerben tenné ezt. Hát nem természetes, hogy mindenki pont azt használja, amit előírtunk erre a célra? A jelek szerint nem: “Consumers have virtually endless choice when it comes to cloud tools, but there are different dynamics at play in the workplace. Employee expectations don’t always blend well with IT’s goals, so many workers simply use the tools they want. In many cases, nothing stops the average employee from storing all kinds of corporate data in personal storage accounts“. – írja a CIO.com. Szóval, rászoktunk arra, hogy kedvünk szerint válogassunk a szoftverek között, és ezt a munkahelyre is bevisszük.

Az a feladatunk, hogy vonzóvá és kényelmessé tegyük a cég által kiválasztott megoldást, hogy a dolgozók is ezt válasszák. Hogyan? Nézzük meg, hogy mik az emberek elvárásai, követelményei, és alkalmazkodjunk hozzájuk!

Az egyik fontos követelmény az, hogy bármikor és bárhol lehessen használni. Akkor írhassak a munkámról, akkor kérdezhessek, akkor válaszolhassak, amikor akarok. Ne legyen akadály az, hogy nem vagyok az irodában, vagy nincs nálam a céges számítógép! Használhassam otthon vagy utazás közben, saját gépről, táblagépről vagy okos telefonról – ami éppen kéznél van, amit éppen jónak látok. Itt nem csak az a követelmény, hogy ezekről az eszközökről használható legyen – az is fontos, hogy a képernyő méretéhez és a hálózat sebességéhez illeszkedjék a megjelenítés és az átküldött adatok mennyisége. Ki szeret fel-le és jobbra-balra görgetni ahhoz, hogy elolvasson egy pár mondatos szöveget? Ki élvezi, ha a szöveg elolvasásához nagy képek lassú letöltését is meg kell várnia? Én elég hamar feladom… Nem elég a mobil böngészőre optimalizált megoldás. Kell a mobil app is – azzal lehet offline és lassú hálózaton jól írni és olvasni.

Mi a helyzet a kereséssel (vagy inkább a találással)? Mi zavar engem, mi hiányzik egyik másik közösségi rendszerből (pl.: Facebook, LinkedIn)? Tartalom alapján lényegében nem lehet keresni. Hányszor próbáltam hiába újra megtalálni valamit, ami egyszer szembejött, de akkor nem mentettem el! A sok negatív tapasztalat után már nem is próbálkozom…

A tartalom alapján való keresés alapvető követelmény a munkahelyi együttműködésben. Az is fontos, hogy több szempont szerint tudjunk könnyen és értelmesen keresni (pl.: szövegrészlet, kulcsszó, melyik csoportban van, ki tette közzé vagy szólt hozzá, mikor).

Az eredményes kereséshez szükséges a jól megírt tartalom. Nagy tömegű információ esetén nagyon fontos a kulcsszavak okos használata. Mi a kulcsszó? Néhány kiemelt szó, amit sok esetben a # jellel vezetünk be, és jelzi a keresőnek, hogy erről szól a bejegyzés. A Twitteren találták ki (ott hashtag a neve), de azóta a Google+ és a Facebook is bevezette (bár alig használják). Jó használatával sokat tehetünk az eredményes keresésért.

A céges rendszerben fontos, hogy a kulcsszó utólag is módosítható legyen? Miért?

  • Néha nem találjuk el a megfelelő kulcsszavakat, amikor megírjuk a bejegyzést, vagy egyszerűen elfelejtjük, ezért utólag kell hozzáadni vagy módosítani.
  • Szinonimák vagy többféle írásmód (egybe, külön, ragokkal) nehezítik a kereső dolgát. Ezeket utólag lehet egységesíteni.
  • Ami ma még nem kulcsszó, holnapra azzá válhat, ahogy a világ változik.
  • Az is hasznos, ha nem csak az eredeti közzétevő tudja a kulcsszavakat módosítani, hanem mások is.

Ez csak két téma volt a rendszerekkel szemben támasztott felhasználói követelmények közül:

  • jól és kényelmesen használható bárhol és bármikor,
  • eredményesen működő keresés.

Van még sok-sok fontos dolog, ami ahhoz kell, hogy szeressék és sikeresen használják az emberek, ezekről írtam régebben, pl.: „Facebook a munkában? Ugyan már! Vagy mégis?”. Azok is mind fontosak, de ezt a kettőt érzem a dolgozók általi elfogadás szempontjából a legfontosabbnak. Szerintem ezek nélkül nem válik rendszeres szokássá a munkában.

Kedves Olvasó! Dolgoztál már ilyen rendszerben? Mik voltak a legfontosabb erényei és hiányosságai annak? Előfordult már, hogy kellett volna használnod, de nem tudtad teljesen odatenni magad? Miért nem?