Barát vagy ellenség?

Beszippant magába és elnyel, nincs menekvés! Választhatunk, hogy a felhő vagy az örvény áldozatai legyünk?

cloud whirpoolMit gondol az informatikai vezető a felhőről? Nem arról, amiből a nyári zápor jön, hanem arról, amibe a céges adat megy. Az általános vélekedés szerint a CIO és a felhő többé-kevésbé ellenfelek, főleg a nyilvános felhővel.

Sok szó esik a felhőről informatikus körökben és üzleti vezetők között is. Én is szóba hoztam már néhányszor, legutóbb  május végén írtam egy háromrészes cikksorozatban a magyar CIO konferenciáról, aminek ez volt a témája (itt az első cikk: Behálózva?). A felhő szóba került már a tudáskezelés és az online együttműködés kapcsán is, hiszen ezek szinte kiáltanak a felhőért.

Nemrég olvastam egy cikket, ami nagyon megtetszett, mert azt a tévképzetet cáfolja konkrét felmérések és számok tükrében, hogy az informatikusok és a CIO-k a felhő vállalati használatának kerékkötői.

A cikk azt állítja, hogy a felhő nemhogy a CIO ellensége lenne, hanem éppen ellenkezőleg, arra ad lehetőséget neki, hogy közelebb kerüljön az üzleti vezetéshez, és mélyebb párbeszéd alakuljon ki közöttük.

Nézzünk néhány számot a 2014-es felmérésből, amiben közel ezer cég vett részt (tegyük hozzá, nem Európa, hanem az USA volt a helyszín).

A felhővel kapcsolatos kiadásoknak kb. 80%-a az informatikai osztályokon keresztül történik, és 62%-ában a CIO közvetlenül benne van.

Mit jelent ez? Nem tipikus, hogy az üzleti osztályok megkerülnék az IT-t – csak a pénzek egy ötöde megy az IT nélkül a szolgáltatókhoz. Feltételezem, hogy ennek egy része szintén az informatikai osztály tudtával és beleegyezésével. Az informatikai vezető személyesen is benne van ennek jelentős részében, tehát odafigyel a felhőre. Ez fontos is, hiszen sok integrációs probléma merülhet fel, ha nem olyan ember irányítja a kiválasztást és a bevezetést, aki töviről-hegyire ismeri a cég folyamatait és azok informatikai vonatkozásait. Éppen az integráción szokott elcsúszni sok projekt, ha hiányzik ez a globális látásmód.

A fenti százalékok fényében aligha hihető, hogy az informatikusok aktívan ellenállnának a felhő céges használatának. Amikor nem állnak teljes mellszélességgel egy ilyen projekt mellé, akkor a kockázatokat akarják előbb kezelni (biztonság, megfelelés a jogszabályoknak és a vevőkkel kötött szerződéseknek, licencelés, szellemi tulajdon védelme, a szolgáltató váratlan lépései vagy csődje, stb.).

A felhővel kapcsolatos döntések esetében (is) nagyon fontos, hogy a felső vezetés mellett bevonjuk a következő vezetői szintet is, akik közelebb vannak a dolgozókhoz, akiknek az új vagy megújított rendszerek majd segítenek a munkájukban. Nem jó ezeket a döntéseket az elefántcsonttoronyban meghozni! Támaszkodhatunk akár a belső online együttműködés tagjaira is, vagyis bevonhatjuk az egész céget a követelmények, lehetőségek és következmények megvitatásába. (Korábban már sok előnyét felsoroltam ennek az együttműködésnek, de ez nem volt közöttük.)

Mi viheti az informatikai vezetőt arra, hogy (a kockázatok ellenére) a külső felhő mellett tegye le a voksát?

  • Az egyik legfontosabb szempont az, hogy a hosszadalmas és bonyolult technológiai beszerzésektől meg lehet szabadulni. Nem csak az a gond ezekkel, hogy pénzbe és időbe kerülnek. A gyorsan változó technológiát alaposan, belülről kell ismerni ahhoz, hogy optimális döntést hozzunk, jól válasszunk. Az ilyen döntések tipikusan sok évre szólnak, ki kell képezni a dolgozókat az üzemeltetésre és a hibaelhárításra. Sok területen olyan gyors a technológia fejlődése, hogy még alig vezettük be az optimális választottunkat, már mást választanánk. A nagy, világméretű szolgáltatóknál ez sokkal kisebb probléma – és általában nem a mi problémánk.
  • Ehhez kapcsolódik egy másik szempont, nevezetesen az, hogy csökken a CIO kiszolgáltatottsága a saját szakemberei felé. Mi értelme van ennek? Hiszen a legtöbb informatikai vezető maga is érti és ismeri a technológiát, szívesen tanul újat, és megbecsüli a kollégái szakértelmét. Még ebben az esetben is eszébe juthat, hogy speciális kockázata van ezen a területen. Nem csak arról van szó, hogy egy specifikus technológiát jól ismerő embere esetleg elmegy (vagy azzal fenyegetőzik). Olyan értelemben is kiszolgáltatott a CIO és az egész csapata, hogy a műszaki megoldások alapos ismerete kell az üzemeltetéshez és a problémák gyors megoldásához. Hiába szerzi meg a legjobb szakembert, annak is elkopik a tudása (mert ritkán van rá szüksége), és sokba kerülne lépést tartani a technológia gyors változásaival.
  • Szaktudás: nem csak az előbb említett kiszolgáltatottság és a tudás elkopása lehet fontos szempont. Egy jól működő partneri kapcsolatban a felhőszolgáltató szakértelme olyan területeken is rendelkezésre áll, ahol a belső szakértelem hiányzik (pl., mert teljesen új terület, vagy korábban nem volt rá szükségünk). A sok ügyféllel dolgozó szakemberek elhozzák nekünk azt a tapasztalatot és tudást, amit a többieknél szereztek meg. Nem kell a saját kárunkon tanulnunk!
  • Rugalmasság: ha üzleti célra, új projekthez, új szolgáltatáshoz új szerverre vagy más erőforrásra van szükség, sokat számít az idő – ha előbb indulunk el vele, előbb lesz bevétel, sőt a konkurencia megelőzésével extra nyereségre tehetünk szert. Ezt az előnyt részben megszerezzük már akkor is, ha elkezdünk virtualizálni, de ott hamarabb ütközünk méretkorlátokba. Szerintem az az egyik legfontosabb tulajdonsága a nyilvános felhőnek, hogy felfelé és lefelé is gyorsan és fájdalommentesen skálázható. Ha pár hónap múlva kiderül, hogy az új projekt vagy szolgáltatás mégsem akkora üzlet, hipp-hopp, visszaadjuk, és kész, tovább nem kerül semmibe.
  • Költségek: Ez egy bizonytalanabb terület. Az biztos, hogy az ajánlatban alacsonyabb költségek lesznek, mint a hagyományos infrastruktúra amortizációja és fenntartása. Enélkül nem is kezdenénk foglalkozni az ajánlattal! Miért vagyok mégis bizonytalan a költségeket illetően? A legtöbb felhőszolgáltatás nem a levegőben lóg, hanem illeszkedik a cég többi üzleti folyamatába, és integrálni kell azokkal. Ez az integráció nem csak egyszeri költségeket jelent, hanem folyamatosakat is. Ahogy Braun Péter mondta a legutóbbi CIO Hungary konferencián: ezeket a költségeket alul szoktuk becsülni.

Jól felsoroltam, hogy miért szerethetik az informatikai vezetők a nyilvános felhőt, de az árnyoldalairól nem beszéltem – alig említettem meg őket. Most nem is fogok írni róluk, mert már írtam, nem is egyszer, pl., az előbb hivatkozott „Behálózva?”, illetve a „Záporozik az innováció! Csak kapkodjuk a fejünket…” és az „Egy felhőnyi bizalom” című írásaimban.

Az írásom elején az I-CIO nagyon pozitív és optimista cikkére hivatkoztam. Jöjjön most az ellenpont, a CIO.COM cikke, ami a Cisco felmérésére hivatkozva állítja, hogy a cégek durván alulbecsülik az „árnyék IT” (shadow IT) szerepét és méretét. Nem apró kis tévedésről van szó! Átlagosan tizenötször annyi felhőbeli szolgáltatást használnak a dolgozók, mint amennyit a CIO becsült. Nagy számok ezek, és az erősen szabályozott szolgáltatóknál (egészségügy és pénzügy) még nagyobb, 17-20-szoros arányt találtak! Az abszolút számok is érdekesek: az átlag 730 volt. Ennyi nem engedélyezett felhőszolgáltatást használnak a dolgozók. Döbbenetes szám! Van is bennem kétkedés…

Kedves Olvasó! Hány szolgáltatást használsz a felhőből? Össze tudod számolni? Nekem eltartana egy darabig… Amit a munkádban használsz, rendelkezik céges jóváhagyással?

Mit mondjak erre? Csak azt mondhatom, amit eddig is. A felhasználó a király, és az informatikusoknak tudniuk kell azt nyújtani, amire az üzletnek valóban szüksége van. Abban az esetben is lesznek eltévelyedők, de sokkal könnyebb őket a helyes útra téríteni, ha az az út jól járható és az üzleti eredmények felé vezet. A kockázatokkal való ijesztgetés akkor sem igazán eredményes, amikor valós a veszély.

Rászokás – leszokás

Mitől válik szokássá, mi akadályozza vagy nehezíti meg a szokás kialakulását, mi segíti elő? Mitől lesz jól használható?

Aristotle These virtues are formed in a man by his doing the actionsAzt akarjuk, hogy szokássá váljon a cégen belüli együttműködés a munkában? Mit értek ezen? Arra gondolok, hogy nem egy külön elhatározás, hanem a munka természetes része lesz. Van ilyen? Nézzük csak meg a Facebook használatát! Hogyan használja az, akik tényleg benne van? Eldönti, hogy most fél óráig fészbúkozni fogok? Nem, egyáltalán nem! Amikor van valami mondanivalója a barátai számára, elmondja. Amikor eszébe jut valami, amit meg akar kérdezni, megkérdezi. Jó ez, vagy rossz? Nem tudom megmondani. Én nem így használom, sajnálom rá az időt. Amikor van valami mondanivalóm, tipikusan halogatom egy darabig, amíg rászánom magam, hogy leírom. Néha addig halogatom, amíg már nem is érdekes… Így jobb, vagy úgy jobb? Ez ízlés kérdése, és az életkortól és az élethelyzettől is függ.

Mi van a többi közösségi rendszerrel? Amikor dolgozom, a LinkedIn többnyire be van kapcsolva. Munka közben néha eszembe jut, hogy írjak arról, amin éppen gondolkozom, vagy amit éppen olvasok. A LinkedIn a munka része, ahhoz kapcsolódik. Pont így használtam a Yammert is, ami a céges együttműködés rendszere.

Mit szeretnénk elérni a cégen belüli online együttműködési platform használatával? Az lenne jó, ha tudnánk, hogy a többiek min dolgoznak, mivel foglalkoznak. Nem csak annyit, hogy már három hónapja ezen a projekten dolgozik, és még pár hónapig folytatja. Ez még nem „együttműködés” – ebből nem jön ki semmi, amit el akarunk érni. Az lenne jó, ha a munka közben elért eredményeket, illetve a felmerült akadályokat nagyjából folyamatosan megosztanák a kollégák egymással. Miért?

Kezdjük a másodikkal! Elakadtam, nem haladok úgy, ahogy terveztem, mert valamit nem tudok, nem értek, nem úgy működik, ahogy elképzeltem. Mit tehetek? Meg akarom találni a megoldást, és minél gyorsabban. Mit teszek? Felhívok valakit, aki tudhatja, vagy emailt írok neki. Szerencsés esetben felveszi a telefont (azonnal elolvassa a levelemet), nem zökkentem ki valami fontosból, és tudja is a választ. Ha nem kaptam azonnal választ, jön a keresés. Kapok rengeteg találatot, nekiállok szelektálni, majd elolvasni az ígéreteseket. Általában jó sok idő elmegy vele. Ha nem pont ebben a kontextusban találkoztak mások a problémával, akkor a találatok nagy részéről elolvasás után kiderül, hogy számomra értéktelenek.

Hogy menne ugyanez egy céges együttműködési rendszerben?

  • Felteszem a kérdésemet az egész közösségnek, minden tag láthatja, azok is, akiket nem ismerek. Ellátom a megfelelő kulcsszavakkal, és megjelölöm azokat, akikről azt gondolom, hogy járatosak a témában. Azt írtam, hogy mindenki láthatja, de az a fontos, hogy kiknél kerül az előtérbe. Azoknál, akiket megjelöltem, és azoknál, aki követik a megadott kulcsszavakat (vagy engem). Ha csoportok is vannak a rendszerünkben, akkor a releváns csoportokba beleírva, azok minden tagjánál is az előtérbe kerül. Sok ember (sok ismeretlen, de a témával foglalkozó ember) látja egyszerre. Ha valaki válaszol, a többiek is látják. Így nem írják sokszor ugyanazt. Az viszont előfordul, hogy kijavítják egymás válaszát. Nos, nem csak így menne, hanem valóban így is megy! Amikor olyan helyzetbe kerültem, hogy nem tudtam, kitől kérdezzek, mindig hamar kaptam releváns válaszokat. Általában több megoldást is ugyanarra a problémára (még válogathattam is, és megvárhattam, amíg a szakértők megvitatták egymás között).

Mire lenne az jó, ha tudnánk egymás munkájáról, az apróbb-nagyobb sikerekről, eredményekről? Több nagyszerű dolog is következne belőle:

  • Hatékonyság: Akármilyen jól szervezzük meg a céget, bizony előfordulnak párhuzamos tevékenységek; ugyanazt a részfeladatot több munkában is elvégzik a kollégák. Nem olyan nagy baj ez, de javítható a hatékonyság, ha észreveszik, hogy ugyanazt csinálják, és összefognak, együtt gyorsabban megvannak vele. Járulékos előny: egy megoldásunk lesz a részfeladatra, amit több helyen fel tudunk használni, és majd a javítását és továbbfejlesztését is csak egyszer kell elvégezni.
  • Innováció: Hiszünk abban, hogy mindenkinek lehetnek értékes ötletei, akár olyan feladathoz is, amit nem neki osztottak ki, sőt hivatalosan nem is ért hozzá? Én hiszek benne, és ha a világban megjelenő új fejlesztéseket, termékeket, szolgáltatásokat nézem, megerősítést is kapok. Ezért előnyös, ha a dolgozók „fecsegnek” a munkájukról, mert így kaphatnak jó ötleteket. Ez persze online együttműködés nélkül is megtörténhet (pl., amikor kávézás vagy dohányzás céljából gyűlnek össze az emberek), de itt nagyobb körben és az egyszerre egy helyen levés nélkül is van rá lehetőség.
  • Ösztönzés, pozitív visszacsatolás: Mikor kapjunk ösztönzést, apró dicséreteket? A munka befejezése után természetes elvárás a megfelelő mértékű elismerés, de közben mi a helyzet? Nem esik rosszul, ha közeli vagy távolabbi kollégák megdicsérnek egy-egy jó megosztásért, válaszért vagy részeredményért. Az online együttműködés erre is kiválóan alkalmas (hasonlóan a „like”-hoz és a „+1”-hez), és érdemes is használni. Ez nem helyettesíti a munka rendszeres értékelését, hanem egy újabb, informális és azonnali lehetőséget teremt.

Elég meggyőző voltam, kell nekünk ez az online együttműködés? Megjött az étvágyad, Kedves Olvasó?

Ha igen, akkor szeretnénk azt is elérni, hogy majdnem mindenki használja – hiszen így jönnek ki az előnyei. Az is jó lenne, ha mindenki, aki megszereti az online együttműködést, ugyanabban a rendszerben tenné ezt. Hát nem természetes, hogy mindenki pont azt használja, amit előírtunk erre a célra? A jelek szerint nem: “Consumers have virtually endless choice when it comes to cloud tools, but there are different dynamics at play in the workplace. Employee expectations don’t always blend well with IT’s goals, so many workers simply use the tools they want. In many cases, nothing stops the average employee from storing all kinds of corporate data in personal storage accounts“. – írja a CIO.com. Szóval, rászoktunk arra, hogy kedvünk szerint válogassunk a szoftverek között, és ezt a munkahelyre is bevisszük.

Az a feladatunk, hogy vonzóvá és kényelmessé tegyük a cég által kiválasztott megoldást, hogy a dolgozók is ezt válasszák. Hogyan? Nézzük meg, hogy mik az emberek elvárásai, követelményei, és alkalmazkodjunk hozzájuk!

Az egyik fontos követelmény az, hogy bármikor és bárhol lehessen használni. Akkor írhassak a munkámról, akkor kérdezhessek, akkor válaszolhassak, amikor akarok. Ne legyen akadály az, hogy nem vagyok az irodában, vagy nincs nálam a céges számítógép! Használhassam otthon vagy utazás közben, saját gépről, táblagépről vagy okos telefonról – ami éppen kéznél van, amit éppen jónak látok. Itt nem csak az a követelmény, hogy ezekről az eszközökről használható legyen – az is fontos, hogy a képernyő méretéhez és a hálózat sebességéhez illeszkedjék a megjelenítés és az átküldött adatok mennyisége. Ki szeret fel-le és jobbra-balra görgetni ahhoz, hogy elolvasson egy pár mondatos szöveget? Ki élvezi, ha a szöveg elolvasásához nagy képek lassú letöltését is meg kell várnia? Én elég hamar feladom… Nem elég a mobil böngészőre optimalizált megoldás. Kell a mobil app is – azzal lehet offline és lassú hálózaton jól írni és olvasni.

Mi a helyzet a kereséssel (vagy inkább a találással)? Mi zavar engem, mi hiányzik egyik másik közösségi rendszerből (pl.: Facebook, LinkedIn)? Tartalom alapján lényegében nem lehet keresni. Hányszor próbáltam hiába újra megtalálni valamit, ami egyszer szembejött, de akkor nem mentettem el! A sok negatív tapasztalat után már nem is próbálkozom…

A tartalom alapján való keresés alapvető követelmény a munkahelyi együttműködésben. Az is fontos, hogy több szempont szerint tudjunk könnyen és értelmesen keresni (pl.: szövegrészlet, kulcsszó, melyik csoportban van, ki tette közzé vagy szólt hozzá, mikor).

Az eredményes kereséshez szükséges a jól megírt tartalom. Nagy tömegű információ esetén nagyon fontos a kulcsszavak okos használata. Mi a kulcsszó? Néhány kiemelt szó, amit sok esetben a # jellel vezetünk be, és jelzi a keresőnek, hogy erről szól a bejegyzés. A Twitteren találták ki (ott hashtag a neve), de azóta a Google+ és a Facebook is bevezette (bár alig használják). Jó használatával sokat tehetünk az eredményes keresésért.

A céges rendszerben fontos, hogy a kulcsszó utólag is módosítható legyen? Miért?

  • Néha nem találjuk el a megfelelő kulcsszavakat, amikor megírjuk a bejegyzést, vagy egyszerűen elfelejtjük, ezért utólag kell hozzáadni vagy módosítani.
  • Szinonimák vagy többféle írásmód (egybe, külön, ragokkal) nehezítik a kereső dolgát. Ezeket utólag lehet egységesíteni.
  • Ami ma még nem kulcsszó, holnapra azzá válhat, ahogy a világ változik.
  • Az is hasznos, ha nem csak az eredeti közzétevő tudja a kulcsszavakat módosítani, hanem mások is.

Ez csak két téma volt a rendszerekkel szemben támasztott felhasználói követelmények közül:

  • jól és kényelmesen használható bárhol és bármikor,
  • eredményesen működő keresés.

Van még sok-sok fontos dolog, ami ahhoz kell, hogy szeressék és sikeresen használják az emberek, ezekről írtam régebben, pl.: „Facebook a munkában? Ugyan már! Vagy mégis?”. Azok is mind fontosak, de ezt a kettőt érzem a dolgozók általi elfogadás szempontjából a legfontosabbnak. Szerintem ezek nélkül nem válik rendszeres szokássá a munkában.

Kedves Olvasó! Dolgoztál már ilyen rendszerben? Mik voltak a legfontosabb erényei és hiányosságai annak? Előfordult már, hogy kellett volna használnod, de nem tudtad teljesen odatenni magad? Miért nem?

Király – választás

Ki dönti el, hogy milyen szoftverrel dolgozunk? Azt mondják, és azt is látjuk, hogy a felhasználók szerepe egyre nagyobb ebben a kérdésben. Ahogy egyik olvasóm megjegyezte pár nappal ezelőtt, a döntés részben a cégé, részben a felhasználóé, és a felhasználó hozza meg a végleges döntést.

Miért fontos ez az online együttműködésben? Nem sok értelme van annak, ha mindenki más rendszerben „működik együtt”! Valahogy össze kell hoznunk a cég egész közösségét, hogy az összes hasznát élvezhessük.

Ezzel kapcsolatban vetek fel néhány szempontot és követelményt csütörtökön. Ünnepnap lesz, ne dolgozzatok Kedves Olvasók, halasszátok el egy kicsit az olvasást…

Te vagy a király?

Diktálhatják a felhasználók, hogy milyen szoftverrel akarnak dolgozni? Ki és hogyan dönt ebben a kérdésben? Mennyire befolyásolja a szoftver a kívánt célok elérését?

king-hearts-card-36853_1280Mekkora beleszólása legyen az „egyszerű” dolgozónak abba, hogy milyen szoftverekkel és rendszerekkel dolgozik a munkahelyén? Ki szólhasson bele? Legyen mindenkinek szava? Micsoda káosz lenne belőle! Ért ehhez mindenki? Honnan tudhatná, hogy mi a jó megoldás?

Végül is ez egy munkahely, itt mindenkinek alkalmazkodnia kell a szabályokhoz. Valóban nem lenne működőképes a dolog, ha mindenki kedvére válogatna a szoftverek között, és ugyanarra a célra mást és mást használna.

Ez így teljesen logikus, de ott a bökkenő, hogy amikor nem munkára használjuk az informatikai eszközöket, szabadon válogathatunk a jobbnál jobb lehetőségek közül. Hasonlóan nagyszerű dolgokkal szeretnénk a munkahelyünkön is találkozni. Ha nem kapjuk meg, akkor kénytelenek vagyunk azzal beérni, ami van. Ez rontja a hangulatot, ami – a felmérések szerint – amúgy sem rózsás, és az újabb generációk esetében még kevésbé az. (A Gallup tavalyi felmérése szerint csak a dolgozók kevesebb mint egyharmada elkötelezett. Az Y generációnak pedig csak 29%-a. Ez elég alacsony arány, nem érdemes tovább fokozni a rosszkedvet.)

Mi történik – a rosszkedven túl –, ha nem tetszik a szoftver a dolgozónak? Az egyik lehetőség az, hogy igyekszik valami jobbat, használhatóbbat találni. Így keverednek be a felhős email rendszerek a munkába, és kerülnek ki a céges levelek házon kívülre, ahol követhetetlen a sorsuk. A dokumentumok megosztása és az azokon való együttes munka igénye miatt használják a jobbnál jobb felhőbeli tároló és együttműködő rendszereket (Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud és a többiek). Ezeknek óriási a kockázata, és nem csak az információ biztonsága szempontjából.

“Because we have access to very good tools in our private lives we expect the same level of functionality and performance in business.” Jeffrey Mann, Gartner VP.

A „felhasználó” régi jelentése eltűnt. Már nem azt az embert jelenti, aki pontosan szabályozott „adatrögzítő” munkát végez, akinek előírhatjuk, hogy nehezen használható rendszerekkel dolgozzon, és ha nem megy neki, akkor még viccelődni is lehet rajta, sőt ha valami nem jól sikerül, akkor egyértelműen ő a hibás. A „customer is king” mintájára megszületett a „user is king” mondás. A modern felhasználó maga dönti el, hogy mit használ és mit nem. A saját eszközein hozzászokott ahhoz, hogy kedve szerint telepít, használ és töröl szoftvereket. Azt várja el a programtól, hogy legyen okos, elegáns, bárhol és bármikor használható, és szedje össze az adatokat több forrásból, amikor kellenek. Azt fogja otthon használni, ami teljesíti a követelményeit, és kikukázza azt, ami nem. A munka világában megpróbálhatjuk korlátozni és kényszeríteni, de ez nem nagyon válik be.

Kedves Olvasó! Mi a helyzet a munkádban? Te vagy a király? Mennyire tudod befolyásolni, hogy milyen szoftvert használsz, vagy nem használsz?

Az együttműködés területén talán kevésbé látványosan jelentkezik az elégedetlenség, de ettől még nem jobb a helyzet. Ha nem tetszik a rendszer, akkor nem használjuk. Az, aki még nem tapasztalta meg a jó online együttműködés előnyeit, viszonylag könnyen lemond az egészről, ha kényelmetlennek vagy csúnyának találja a szoftvert.

Mit veszít a cég azzal, ha a dolgozók egy része kimarad az együttműködésből? Szerintem sokat! Valószínűleg elsősorban éppen az igényesebb, a minőségre érzékenyebb emberek fogják ilyen módon kifejezni a véleményüket. Pont őket kellene belevonni!

Mit tegyünk? Az nem megoldás, hogy mindenki használjon, amit csak akar! Most inkább nem sorolnám fel azt a sok problémát, ami ebből céges szinten származna… Az együttműködés esetében akkor sem lenne értelme az egésznek, ha a többi jól ismert probléma nem lenne. Mi értelme az együttműködésnek, ha az emberek többféle platformon, egymástól elszigetelve „működnek együtt”? Az információ és a tudás a kulcsa a sikeres üzletnek, és ezeket az egész cégben kell megosztani és felhasználni. Az se segít, ha osztályonként vagy szakterületenként össze tudjuk terelni az embereket egy hálózatba, hiszen az innovációban éppen az a lényeg, hogy az ezeken a határokon átnyúló együttműködés is segíti.

Az egyik fontos szempont a mobilitás, a rugalmas használati lehetőség, munkahelyen, otthon, útközben, számítógépen, táblagépen, telefonon (beleértve a dolgozó saját eszközeit is, ld.: BYOD). A rugalmas használati lehetőség már benne van mindenben, amit magán célra használunk – a munka világa sem maradhat ki. Az online együttműködés esetében ez különösen fontos, hiszen ott sok olyan tevékenység van, amit kimondottan jól lehet apró darabokban csinálni, pl.: egy kérdés feltevése vagy megválaszolása, egy érdekes cikk vagy információ megosztása, információ kérése. Ha ezt nem tudom akkor rögtön megtenni, amikor éppen felmerült, hanem várnom kell másnapig, akkor épp a lényeg vész el.

Vannak példák arra, hogy a jól használható, kézre álló rendszer bevezetése sikeres volt, pedig a korábbi próbálkozások, amik ugyanazt a célt akarták elérni, kudarcba fulladtak. A szervezet ugyanaz, az emberek ugyanazok, a munkafolyamatok sem változtak – csak éppen más a szoftver, amivel próbálkozunk.

A cégen belüli közösségi együttműködés esetében szinte minden beszélgetés eljut előbb-utóbb odáig, hogy nem érdemes addig a technológiáról beszélni, amíg a cég kulturálisan nem érett meg a bevezetésére. Van ebben igazság, de felmerül bennem két kérdés:

  • Miből tudjuk meg, hogy kulturálisan érett-e a cég az ilyen együttműködésre?
  • Nem lehet technológiával befolyásolni a kultúrát?

Hadd válaszoljak az utóbbira. Nézzük csak a Facebook példáját! Kulturálisan érett volt a világ arra, amit most csinálunk a Facebookon, mielőtt megjelent volna? Alig hiszem… A technológia változtatta meg a kultúrát. Nem a Facebook az egyetlen példa, korábban a mobilok megjelenése hozott drasztikus változást a munkavégzésbe, majd a magánéletbe…

Egy CIO.com cikkben esik szó a Deutsche Bank példájáról. Többször próbálkoztak a közösségi együttműködés beindításával, de minden próbálkozásuk kifulladt a kezdeti fellángolás után, és jött a néma csend.

A sokadik próbálkozás végül meghozta a sikert, a hetven országban dolgozó százezer ember közül negyvenezer lett aktív tagja a hálózatnak két éven belül, és még ugyanennyi érdeklődött iránta.

Milyen felismerések vezettek végül a sikerhez? Az egyik az volt, hogy a magánéletben egyre jobb és könnyebben használható szoftverekkel találkoznak az emberek, de a munka világa le van maradva, és a lemaradás egyre nagyobb lesz, de ez nem maradhat így. A másik felismerés az volt, hogy a dolgozók nem egyre újabb és újabb szoftvereket akarnak, hanem inkább kevesebbet és egyszerűbbet. A sikeres stratégia hét fontos eleme közül az első helyre a platform, a technológia került. Utána jött az összes többi.

Egy évvel ezelőtt én is összeszedtem a kudarc és a siker néhány feltételét a „Fantazmagória vagy valóság?” című cikkemben. Ott inkább az úttörők, a személyes példa, az oktatás és a belső marketing szerepéről írtam.

Elég sok cég ismerte már fel az online közösségi együttműködés szükségességét – lehet tanulni a jó és a rossz példákból is. Érdemes ezekre a tapasztalatokra támaszkodni, amikor belekezdünk.