Izgalmas főiskolai gyakorlati óra, esettanulmány megvitatása

Nagyon élveztem a mai gyakorlati órát az “Executive MBA for IT” kurzus hallgatóival (www.bkf.hu). Két elképzelt esetet vitattunk meg, mindkettő olyan helyzetet írt le, amikor egy vállalati felvásárlás után meg kell teremteni az egységes informatikai szervezetet. Érdekes kérdéseket merültek fel.

Az egyik esetben a kisebb, felvásárolt, cég sikeres volt egy informatikai projektben (az egységes ügyfélszolgálat bevezetésében), amibe az anyavállalat belebukott. Izgalmas vita alakult ki a helyzet létrejöttének feltételezett okairól és a megoldási lehetőségekről. Látszik, hogy a hallgatók rendelkeznek tapasztalattal sikeres és sikertelen projektekben is.

Ebben a feltételezett esetben a kezdeti ellenállást nem sikerült leküzdeni. Az egységes IT ügyfélszolgálat eleinte lassítja a problémák kezelését. Már nem lehet közvetlenül a jól ismert Józsihoz fordulni, aki az ilyen problémákra mindig gyors megoldást talál. Az ügyfélszolgálat fogja őt bevonni, ha kell. Eleinte, persze, kell – és így az ügyfélszolgálat csak felesleges lassító áttételnek látszik. Addig el kell jutni, hogy Józsi tudása részévé váljék a szervezet tudásának, ne csak ő legyen birtokában. Ezután lesz hatékonyabb az új megoldás, és majd akkor is működik, amikor Józsi szabadságon van, vagy már nem is dolgozik itt.

Tetszett az emberi tényező elemzése is. Valóban sok múlik mind a vezetőkön, mind azokon, akik “elszenvedik” a változásokat. A vezetők szerepe különös hangsúlyt kapott:

• Hogyan állapítják meg és kommunikálják a változás céljait?
• Mivel ösztönzik a résztvevőket és a felhasználókat?
• Hogyan “adják el” a célokat és az elérésükhöz szükséges áldozatokat? Meg tudják győzni az érdekelteket, hogy érdemes elviselniük a kezdeti kellemetlenségeket és a hatékonyság időleges csökkenését?
• Mikor jön el az ideje, annak hogy határozott lépéseket tegyenek az oktalan ellenállás ellen? Mikor kell egy-egy akadékoskodót eltávolítani?

Beszéltünk arról a sajátos szituációról, hogy az új leányvállalat sikerét és tapasztalatát hogyan tudja átvenni az anyavállalat. Mekkora szerepet kaphat a felvásárolt cég a sikertelen projekt rendbetételében? Ha a nem szeretett, sikertelen bevezetést most a kisebb cég emberei akarják sikerre vinni, van-e rá lehetőségük?

Hogyan kell a siker érdekében megszervezni a projektet? Az ügyfélszolgálatot teljesen a leány kezébe tehetjük, vagy közösen kell csinálni? Abban maradtunk, hogy a közös megoldás a jobb, de nagyon oda kell figyelni, hogy a sikertelenség után az anyavállalati résztvevők motiváltak legyenek. Fel kell használni a leányvállalati siker kovácsainak tudását és tapasztalatát, amit átadnak új kollégáiknak.

Hogyan lehet az előző sikertelen nekifutás után ismét belekezdeni a megvalósításba? Fel kell használni a másik sikeres projekt tapasztalatait. A kommunikációban támaszkodni lehet az ott elért eredményekre. Még így is nehéz lesz túllépni az előző kudarcon és új lendülettel belefogni.

Remélem, hogy a hallgatók számára hasznos volt a vita, eszükbe jut majd, amikor hasonló problémával szembesülnek.