Kell az IT-s ide?

Mi az informatikai osztály és a CIO szerepe a cégen belüli online együttműködésben?

Elsőre az jut eszünkbe, hogy szoftverről van szó, ezért az IT osztály lesz a gazdája. Valóban így lesz? Nem feltétlenül. Lehet egy jelentős szoftvert az IT-sok nélkül bevezetni és üzemeltetni? Bizony lehet! Ma már sok mindent használhatunk a felhőből, és az együttműködési szoftverek sem kivételek – sőt ezen a területen tipikus a felhő használata. Szóval, egész könnyen be lehet vezetni az IT-sok bevonása nélkül, és esetleg még tudniuk sem kell róla (amíg valami gond nem lesz).

Miért nem javaslom mégse az informatikusok kihagyását? Ki fogja kiválasztani a rendszert, ki fogja megtárgyalni a szerződést a szállítóval? Kinek van IT beszerzési tapasztalata? Ehhez az informatikusok értenek a legjobban, pár évtizede csinálják. Ők ismerik a buktatókat, azokat a kérdéseket, amiket fel kell tenni, ha nem akarunk kellemetlen meglepetéseket később. Azt is jó előre tudni, hogy milyen váratlan dolgok szoktak előfordulni, amik a használatban okoznak problémát, vagy extra költségekkel járnak. Szerintem nem szabad ezt a tapasztalatot és szakértelmet kihagyni – a végén sokba kerülhet.

Hogyan válasszunk? Mit tudjon a leendő rendszer, milyen képességei legyenek? Egy korábbi írásomban felsoroltam néhány szempontot, amik fontosak a jó használhatóság érdekében, és amik miatt szívesen használják majd az emberek. Ha nincsenek sajátos igényeink, akkor bármelyik megoldás jó lesz, ami ezeket tudja. Szerintem nem érdemes nagyon sok energiát arra szánni, hogy megleljük a “tökéletes” rendszert. Miért? A tökéletes valószínűleg nem létezik – az egyik ebben lesz jobb, a másik abban. Fontos jellemzője ennek a területnek, hogy egy-két havonta vannak kisebb változások a szoftverekben. Az a funkció, ami ma az egyikben jobb, kis idő múlva jobb lehet a másikban. Válasszunk ki egyet, ami megfelel az igényeinknek, a mögötte álló szolgáltató megbízható, és elfogadható szerződést tudunk kötni vele.

Mire kell még informatikai szempontból figyelni? Bár első pillantásra úgy tűnhet, hogy ez egy annyira új dolog, hogy nem is kapcsolódik a meglévő belső rendszerekhez, valójában van sok kapcsolódás, és ezekre érdemes már a kiválasztáskor figyelni. Mire gondolok?

• A legelső, ami fel szokott merülni, a felhasználóink adatbázisa. Nem lenne jó, ha az együttműködési rendszerben új felhasználónevek és jelszavak kellenének. Legyenek ezek azonosak a meglévő rendszereinkkel, legyen egyszerű a bejelentkezés! Olyan megoldást kell választani, ami jól együttműködik a felhasználóinkat nyilvántartó rendszerrel (pl.: Active Directory). Enélkül sok problémát okoznánk a használóknak.
• A tagok adatai (profilja), szakmai tapasztalata, eddigi munkái, képzettsége előbb-utóbb fontos lesz, például, amikor adott ismeretekkel, szakértelemmel rendelkező emberekkel akarunk beszélgetni, tőlük akarunk kérdezni. Legyen összekapcsolható az együttműködési rendszer és az, ahol ezeket tároljuk!
• Ha van valamilyen tudástár, tudáskezelő rendszer a cégnél, akkor azt kapcsoljuk hozzá az együttműködési rendszerhez! Így a keresések egyszerre mutathatják a két helyről származó találatokat, és az együttműködés révén létrejött eredményeket is könnyebb a tudástárba beilleszteni.
• Ha a projekteket kezelő rendszerünkkel is összekapcsoljuk, akkor újabb előnyökhöz jutunk. Az együttműködési rendszerben is megtaláljuk, hogy ki milyen projekten dolgozik és dolgozott, ott mit csinált. Itt is előnyös a keresések és a találatok egyesítése.

Mennyire fontosak ezek a kapcsolódások? Mindegyik nélkülözhető. Nem dől össze a világ, ha egyik, másik, vagy akár az összes elmarad, de érdemes foglalkozni velük, mert használhatóbbá teszik az együttműködési rendszerünket, és így szívesebben és eredményesebben tevékenykednek benne a tagok. Ez fontos, mert éppen attól lesz hasznos a dolog, ha sokan, sokat és szívesen használják!

Már a kiválasztás során foglalkozzunk ezekkel a lehetőségekkel, és vegyük figyelembe, amikor döntünk. Vonjuk be a saját informatikusainkat! Ők jobban meg tudják beszélni a szállítókkal, hogy mi kell az integrációhoz, megvalósítható-e, tudnak becslést adni a bevezetés és a folyamatos üzemeltetés költségeire.

Beszéltem még az igehirdető szerepéről is. A cio.com szerint a legizgalmasabb új IT feladatok között az első helyen a „collaboration and social media evangelist” szerepel. Mit is csinál ez az ember?

• Megérti, hogy mire és hogyan használható az ilyen együttműködés, és miért van rá szüksége a cégnek.
• Részt vesz a stratégia megalkotásában, szükség szerint irányító szerepet vállal.
• Kiválasztja a megfelelő eszközöket.
• Előmozdítja az együttműködést.

Ezek rövid mondatocskák, de mindegyik mögött sok minden van! Mindről lehet egy-egy cikket írni külön-külön. Lehet, hogy sort kerítek majd rá…

Természetesen felmerül a kérdés, hogy ez vajon tényleg informatikusoknak való feladat-e. A választ nem tudom, és azt gondolom, hogy nincs is egyértelmű válasz. Tapasztalatom szerint akár egy informatikus is képes lehet az itt felsorolt feladatokat elvégezni és irányítani. Nem mindegyiket azért, mert informatikus, hanem egyéb képességei és tapasztalatai miatt. Nézzük meg sorban?

• Az üzleti igények megértése (sok esetben: felismerése) olyan képesség, amit ma már nem csak egy informatikai vezetőtől, hanem sok esetben egy szabadúszó programozótól is elvárunk. Ezen a területen is képesek lehetnek rá.
• Stratégiát minden vezetőnek kell tudni alkotnia, az IT vezetőnek is, sőt a csapatában is lehetnek olyan emberek, akik képesek erre (mint ahogy bármely más csapatban).
• Együttműködés: ez minden embernek szerepelhet a képességei és a tapasztalatai között – az informatikusok sincsenek hátrányban ezen a területen.

Ebből úgy gondolom, hogy akár informatikusra is lehet bízni az online együttműködés kezdeményezését, előmozdítását és bevezetését – főleg, ha van neki kommunikációs, marketing vagy más olyan háttere, ahol emberekkel foglalkozott (egy kis pszichológia sem árt). Ez nem jelenti azt, hogy ez nem üzleti döntés és nem kell hozzá magas szintű üzleti vezető támogatása és aktív részvétele. Éppen abban különbözik sok más üzleti projekttől, hogy a vezetőknek rendszeresen és személyesen részt kell venniük benne!

Tudom, hogy az informatikusok szerepe olyan terület, ahol vannak ellenvélemények is. Ezek részben a korábbi sikertelen projektek tapasztalatain alapulnak. Sajnos tényleg vannak sikertelen projektek – nem is kevés. Mi lehet a sikertelenség oka? Sok minden… Leginkább az, hogy nem sikerült megtalálni azokat az érdekeket, amik miatt a vezetők és a dolgozók aktívan és eredményesen használnák. Ez lehet a bevezetést végzők hibája is, de az is lehet, hogy az egész nem volt megfelelően kitalálva… Nehéz megtalálni a vezetői célok és a dolgozói célok összhangját. Nem fog ugyanazokkal a módszerekkel menni, amikkel például egy pénzügyi rendszert vagy egy költség elszámolási rendszert lenyomtunk az emberek torkán…

Ez az írás a GDS International által szervezett októberi CIO konferencián tartott előadásom alapján készült. Ez a második rész, az előző címe: “Online együttműködés – CIO“. A harmadik rész: Kocka vagy amorf?