Hogyan kerül be az online együttműködési rendszer a cégbe? Hogyan lesz a folyamatok része? Hogyan illeszkedik be az üzletmenetbe?
Megvan annak a rendje és a módja, ahogy egy új szoftver rákerül a céges gépekre. Van ennek szabályos folyamata, és vannak nem teljesen szabályos, de a gyakorlatban előforduló módszerek is – alighanem mindenki találkozott már velük. A szabályos folyamat azzal kezdődik, hogy felmerül az üzleti igény, majd felmérik a lehetőségeket, terveznek, számolnak, versenyeztetnek, vásárolnak, megtervezik a bevezetést, az új folyamatokat, tesztelnek, oktatnak, … Szóval, szép hosszú folyamat. A valóságban ez sokszor másképp zajlik, és tapasztalatom szerint az ilyen együttműködési rendszerek esetében nem a hagyományos nagyvállalati bevezetési módszer a tipikus.
Mi szokott lenni helyette? Valaki hall róla egy ismerősétől, aki már használja. A kipróbálás általában teljesen ingyenes, és nem is kell semmit se rátenni a számítógépre (mert a szolgáltatónál fut a központi rész, és böngészőben használják a tagok – vagyis felhő ez egész). Ha megtetszik neki, megmutatja kollégáknak, meggyőzi őket, hogy mennyire jó dolog, és elkezdik egy kisebb csoportban használni. Általában a teljes rendszert ingyenesen lehet használni, esetleg kisebb korlátozásokkal, amik nem lényegesek. Az általam jól ismert Yammer esetében tulajdonképpen a teljes megoldás ingyenes bármennyi ideig, akárhány felhasználóval. Csak azok a részek maradnak ki, amik a nagyvállalati integrációhoz kellenek. Ezek a használókat nem érdeklik, ezért a kipróbálás után a felhasználói csoportok könnyen elkezdhetik élesben használni, nem éreznek semmilyen hiányt.
Kik kezdik el használni? Ott kezdik el, ahol hiányát érzik az együttműködést támogató rendszernek, amiben az ötleteiket, problémáikat, terveiket megbeszélhetik, és megoszthatnak egymással dokumentumokat, prezentációkat.
Az is szokásos, hogy az informatikusok kezdik el maguk között használni. Megismerkednek vele, próbálgatják, majd elkezdik másoknak is megmutatni.
Mennyire tartsa a kezében az informatikai osztály ezt a rendszert? Mi a helyzet a többi üzleti célra szolgáló rendszerrel, ott hogy mennek a dolgok? Az informatikusok az üzemeltetésért felelnek (szerverek, hálózatok, szoftverek, adatbázisok, stb.), a tartalommal általában nem ők foglalkoznak. Ez egy jól bevált modell, ami itt is alkalmazható lehet. Azonban ezek a rendszerek általában a szolgáltatónál (felhőben) futnak, ezért akár az informatikusok kihagyásával (megkerülésével) is be lehet vezetni őket, hiszen nincs szükség belső szerverekre. Ez első is fordul időnként. Baj ez? Igen, azt hiszem, hogy baj. Miért? Az egyik oka az, hogy semmi sem teljesen független a belső infrastruktúrától. Szükség lehet a belső hálózat és az internetkapcsolatok paraméterezésére, konfigurálására. A felhasználói gépeken általában csak a böngészőt használják, de előfordul, hogy abba kell egy bővítmény. Ha van telepítendő szoftver is, ahhoz pedig mindenképpen köze van az informatikai osztálynak.
Ez eddig csak a legalsó technikai réteg volt, de van más is. Előbb említettem az integrációt, a cég rendszereivel való kapcsolatot. Mire gondolok? Az első probléma, ami felmerül, amikor megnő a használók száma, a dolgozók felvétele a rendszerbe, illetve kiléptetésük, amikor már nem dolgoznak a cégnél. Ezt érdemes automatizálni, mert egyrészt sok munkával jár (nagy cégnél), másrészt hibák és késedelmek is előfordulhatnak, ha emberekre hagyjuk az ilyen rutin tevékenységeket (és nem jó, ha a kilépett dolgozó ezt a rendszert még egy darabig eléri, hiszen bizalmas információk is vannak benne).
Másfajta kapcsolódás is kell. Az együttműködés nem a levegőben lóg, hanem kapcsolódik sok mindenhez, pl.: tudáskezelés, projektek, ügyfélkapcsolatok. Fontos, hogy a tagok adatai és a velük kapcsolatos információk naprakészek, pontosak legyenek. Milyen adatokra gondolok? Nem is elsősorban az alapvetőekre (telefonszám, email cím), bár azok is fontosak. Mi van még? Hol dolgozik (ország, város, iroda, osztály), mivel foglalkozik, mi a beosztása? Ezek keresésekben, a kollégák megtalálásában lényegesek, és érdemes karbantartani őket. Ezt, persze, rábízhatnánk a dolgozókra is, de el szokták felejteni. Miért is lenne az az ő dolguk, ha már más helyeken már tároljuk ezeket az információkat? Inkább kapcsoljuk össze a rendszereket!
Ennél is fontosabb az, hogy a dolgozók tudása, gyakorlata, ismeretei is elérhetők legyenek. A nagyobb cégeknél létezik már információ ezekről (pl.: milyen projektekben, munkákban vett részt, milyen speciális szaktudása van, milyen tanfolyamokat végzett el, stb.). Ezeket az információkat is érdemes elérhetővé tenni az együttműködési rendszerben a tagok profiljában, vagy linkek formájában.
Hogyan kapcsolódunk a tudáskezelő rendszerekhez és a vállalati dokumentumokhoz? Mire van szükség ezen a területen? Az együttműködési felületen legyen lehetőség a teljes dokumentumtárban való keresésre. Ez sokkal könnyebbé teszi a használatát, és így könnyebb rávenni az embereket, hogy a megosztandó anyagaikat ne ebbe az új rendszerbe, hanem továbbra is a meglévő dokumentumtárba töltsék fel – így továbbra is egy helyen lehet minden.
Az eddigiekből látszik, hogy – bár nagyon egyszerűnek tűnnek a kezdeti lépések – a kiteljesedéshez sok ember közös munkája kell majd. Ezért is érdemes az informatikusokat már az elején bevonni, hogy az összes kapcsolódást és integrációs igényt figyelembe tudjuk venni már a kiválasztás folyamán. Nem kell mindent azonnal megcsinálni, hiszen ez sok időbe és munkába kerülne. Előbb várjuk meg, hogy mekkora lesz a sikere, hogyan tudjuk házon belül eladni. A bevezetés során az is elég lehet, ha felvázoljuk a leendő kapcsolatokat, hogy lássak az emberek, mi jön majd ki a végén belőle. Így az ő véleményük is segít majd a tervek véglegesítésében.
Kedves Olvasó! Milyen belső rendszerrel lenne érdemes még integrálni az online együttműködési felületet?
Kapcsolódó:
Kerékfy Pál 
“Beteszi a lábát” bejegyzéshez 2 hozzászólás