Egyszerűbben

Egyszerűbben jobb! Sőt: üzleti előnyt jelent az egyszerűsítés.

Mostanában olvastam pár írást, amik rímelnek a kedvenc témámra és a múltkor érdekes LinkedIn-beszélgetést indított dolgozói elkötelezettségre is. Miről írtak? Arról van szó, hogy az egyszerűsítés (simplification) üzleti előnyt jelent.

Mi az „egyszerű vállalati kultúra”? Olyan módon végezni a tevékenységeket, ami a legtöbb értéket és elkötelezettséget jelenti mindenki számára, mindenki részéről a legkisebb erőfeszítéssel. Olyan munkahely létrehozása, ahol az emberek egyszerűbben tudják a legtöbbet kihozni magukból és nagyszerűen dolgozni. Azt hiszem, ezek támogatható, elfogadható célok. Jó mindenkinek, a dolgozónak és a cégnek is – a végén a vevőnek is.

A hasznos szervezetlenségről kb. egy hónapja írtam, azzal kapcsolatban is jó beszélgetés alakult a LinkedIn egyik csoportjában. Ahhoz is kapcsolódik a mai téma, hiszen a „bonyolult” és a „túlságosan szervezett” hasonló, egymáshoz kapcsolódó fogalmak. Általában attól lesz egy vállalat vagy egy folyamat bonyolult, hogy a végletekig megszervezik. A végén már senki sem ismeri ki magát a sok szervezeti egységben, felelősségi körben, szabályban…

Egyre több időt és energiát fordítunk arra, hogy a bonyolult szabályok ellenére is tudjunk dolgozni, megkerüljük a szabályokat (és közben hibákat is követünk el). Miért is kellenek a nagyon részletes, mindent pontosan szabályozó, az embereket gúzsba kötő folyamatok? Azt hiszem, hogy a bizalom hiánya jelentős tényező. A főnökség nem bízik abban, hogy az ismert elvek és célok mentén haladva a dolgozók jól és hatékonyan tudják végezni a munkájukat a legapróbb részletek szabályozása nélkül is. Ebben az a visszás, hogy talpraesett, a munkájukhoz értő és becsületesen dolgozó munkatársakat vesznek fel, és nevelnek ki (legalábbis ez a cél), de ők az elbonyolított rendszerben nem tudják a legjobbat kihozni magukból. Az aprólékosan szervezett munka, a bonyolult folyamatok éppen azoknak kedveznek, akik maguk nem tudnak elemezni, mérlegelni, döntést hozni – ők talán még élvezik is a gúzsba kötve táncolást.

Hol kapcsolódik ez a dolgozói elkötelezettséghez, amiről a múltkor volt szó? Ha túlszabályozott, áttekinthetetlen folyamatok közepette kell dolgoznunk, akkor nem csak azt érezzük, hogy nem bíznak bennünk, hanem azt is, hogy a főnökség elbújik a szabályok mögé. Az ilyen bonyolult dolgokat nem érezzük hitelesnek és őszintének.

Ide kapcsolódik ez az idézet, amit a HP egyik vezetőjének tulajdonítanak: 

Mi segíthet abban, hogy hitelesnek érezzük a céget és a vezetőit? Sok minden kell hozzá, többek között összhang a szavak és a tettek között, értelmes, emberi kommunikáció (a marketing szövegeket hagyják meg a megcélzott vevőknek – ha egyáltalán van létjogosultságuk), a főnök emberi arca.

Mindannyian felismerjük, hogy egy email vagy az intraneten megjelent írás valóban a vezető műve, vagy a marketingesek írták. Biztos szebben, a vállalati imázs és szóhasználat tökéletes alkalmazásával alkot az, akinek ez a munkája, de egy gyors és őszinte vezetői üzenetnek is megvan a maga varázsa. Ezt most nem ragozom tovább, írtam már róla nem is egyszer.

Az írásom elején említett cikk arra helyezi a hangsúlyt, hogy az új, mobil és közösségi hálózatokra épülő világban már nem lehet kihagyni a munkavállalót azok köréből, akiknek a céljait és érdekeit szolgálni akarja a vállalat. Már nem csak a munkáltató és a vevő érdekei fontosak.  Az új technológia hatalmat ad az embereknek, és nem csak a vevőknek, hanem az alkalmazottaknak is. Amíg az előbbiek szabadon dönthetnek arról, hogy milyen eszközöket és hogyan használnak, az alkalmazottak keze általában meg van kötve. Ők nem részesülnek az új lehetőségekből, de ez meg fog változni, mert hamarosan többségbe kerülnek az Y és az újabb generációk tagjai a munkahelyeken. Ők segíthetnek megszabadulni a már-már kritikussá váló komplexitástól, ők idézhetik elő az egyszerűsítést. Egy tavaly októberi Deloitte tanulmány megfogalmaz hét ötletet, amivel a munka egyszerűbbé, könnyebben végezhetővé, eredményesebbé tehető. Az első két helyen a vezetői példamutatás és a dolgozók véleményének kikérése áll (nyilván nem a sokat bírált használhatatlan kérdőíveken keresztül). A tanulmány elkészítéséhez közel száz országban beszéltek vezetőkkel. A megkérdezettek kétharmada felismerte a változás szükségességét, de felük még nem érezte késznek magát a változásra. Ebben szerepe van annak is, hogy ők maguk is szenvednek a problémáktól, amik elvonják az energiájukat a stratégia megalkotásától.

Ezen segíthet a struktúra és a folyamatok egyszerűsítése. Az esetek egy részében gazdasági, kereskedelmi és vezetési problémák vezetnek oda, hogy sürgősen át kell tekinteni, és egyszerűsíteni kell a cég működését. Szerencsésebb esetben az egyszerűsítés igénye nem a szorító kényszer hatására merül fel a vezetésben, és stratégiai szempontból foglalkoznak a feladattal. Ez a vállalati kultúra megváltoztatását igényli, és itt szoktak előjönni a problémák. Minden meglévő bonyolult szervezetnek és folyamatnak megvan a saját jó oka – általában nem unalmukban találták ki őket az emberek. Mik ezek az okok? Sok van belőlük: bevált üzleti gyakorlat, jogszabály által megkövetelt nyilvántartások, beszámolók, jóváhagyási folyamatok, biztonsági előírások, pénzügyi szabályok, folytathatnám még…

Azok, akik ezekben a folyamatokban szocializálódtak, nehezen tudják elfogadni a jól bevált és biztonságos módszerekkel való szakítást. Kockázattal is jár minden változtatás a rendszerekben. Miért változtatnánk hát? Az a helyzet, hogy a nem változtatás is kockázatokkal jár, a lemaradás, jelentéktelenné válás, csődbe menés kockázatával.

Az egyszerű, átlátható folyamatok, az egyszerű, átlátható struktúra és az egyszerű, világos kommunikáció segít kialakítani a dolgozók bizalmát a cég és a vezetés felé. Ezen felül arra is alkalmasak, hogy a dolgozó magáénak érezze a cég céljait, azonosulni tudjon velük, és elkötelezett legyen.

A Kedves Olvasó már nyilván csodálkozik, hogy a kedvenc témám még nem került elő, pedig már elég sokat írtam. Előhozom, nehogy elmaradjon! Hogy kerül ide?

A cégen belüli tudásmegosztás egyik nagy problémáját a csodás, mindent tudó, nagy és bonyolult tudáskezelő rendszerek jelentik. Ezek sok-sok nagyszerű képességgel rendelkeznek, és a tudáskezelés sok évtizedes bevált gyakorlata tükröződik bennük. Bevált? Nem vagyok benne biztos. Tapasztalatom szerint már az X generáció idejében is nehéz volt az embereket ezek szakszerű használatára rávenni. Túl sok mindenre kellett figyelni az információ feltöltésekor és a kereséskor. Azóta már megtanultuk a Google keresőjéből, hogy alapos előkészületek és jól megfontolt keresés nélkül is gyorsan megtaláljuk, amire szükségünk van. Így már szinte lehetetlen az egyszerű dolgozót rávenni erre az extra és feleslegesnek tűnő munkára. Szerencsére még vannak közöttünk olyanok, akik tudják és szeretik is rendben tartani a cégekben összegyűlt sok-sok információt, de ez a munka egyre nehezebbé válik.

Az online közösségi megoldások új levegőt hoznak a tudásmegosztás területére. Nem teszik teljesen feleslegessé a hagyományos, információt és dokumentumokat tároló rendszereket, de alaposan megváltoztatják azok szerepét. Mit ad hozzá a közösségi együttműködés a régi megoldásokhoz? Sok mindent: írtam már a tudás ilyen módon való megosztásáról és számunkra releváns információ megtalálásáról.

A közösségi együttműködés a korábban írtakon kívül még az egyszerűsítéshez, a komplexitás csökkenéséhez is hozzájárul, amikor könnyebbé teszi mind a saját tudásunk megosztását, mind a másoktól származó megtalálását.

Kedves Olvasó! Mikor fordultál legutóbb egy strukturált tudáskezelő (knowledge management) rendszerhez? Mit tapasztaltál, mennyire volt könnyű a használata? Sikeres volt a keresésed, megtaláltad, amit kerestél?

Az online együttműködési rendszerek jól használhatók tudáskezelésre is. Van bennük egy érdekes plusz: a munka, a véleménycsere, a végső eredmény kialakulásának folyamatát is rögzítik. Ez azért fontos, mert a tudás nem csak a végső dokumentum, a tárolt információ. A tudásnak fontos eleme maga az út, ahogy eljutottunk a végeredményhez. Ez utóbbi alig-alig jelenik meg a tudáskezelő rendszerekben. Szóval, nem csak egyszerűbb a közösségi megoldás használata, hanem ad még valami újat is! (A kész, véglegesített dokumentumokat hagyhatjuk az együttműködési rendszerben, de szokás beilleszteni őket a meglévő hagyományos tudáskezelő rendszerbe is.)

Ki használt már cégen belüli online együttműködési rendszert (enterprise social network, enterprise social collaboration)? Hogy tetszett? Alkalmas volt tudás megosztására?