Csoportok, nyíltság, titkolózás

Hogyan csináljuk jól és sikeresen? Ez a kérdés elég hamar felmerül a vállalati közösségi együttműködési tér létrehozása közben (vagy akár előtte).

Ez is azok közé a témák közé tartozik, amikről (egyes részeiről) mindenkinek van véleménye – esetleg nagyon határozott véleménye –, hiszen benne élünk az online közösségek világában, van tapasztalatunk a használatukról. Akár szeretjük, akár fenntartásaink vannak, valamiért csak itt vagyunk…

Ha engem kérdeznek, nekem is van véleményem és válaszom – nem is csak elméleti, hiszen aktív résztvevője és alakítója voltam néhány évig egy százezres online közösség életének. Tudom, hogy a méret nagyon fontos, és a különböző méretű közösségek másképp működnek, de mégis úgy gondolom, hogy az ebben a nagyon eredményes közösségben szerzett tapasztalat kisebbek számára is hasznos és érvényes.

Elég sokat írtam már erről a témáról itt a blogomban és LinkedIn hozzászólásokban is – ezeket most nem ismétlem meg, hanem egy eddig nem részletezett témáról, a csoportokról fogok ma írni. A vállalati rendszerekben nagyon tipikus a csoportok használata, és a Facebook csoportok is terjednek. Miért hozzuk létre őket?

• Összegyűjtjük a kedvenc témánk iránt érdeklődő embereket, teret biztosítunk az eszmecseréjüknek.
• Egy helyen könnyen megtaláljuk a témával kapcsolatos információt, véleményeket, beszélgetéseket.
• Zárt csoportot hozunk létre, ha a nem tagok elől el akarjuk rejteni a témát és a beszélgetéseinket. (Erről még írok.)

A csoportok hasznosak, mert összegyűjtik a témába vágó információt, nem vész el a lényeg a sok-sok egyéb szöveg között. Viszonylag könnyű rendet tartani. A csoport vezetője vigyáz arra, hogy a beszélgetések ne kalandozzanak el, ne öntse el a csoportot az érdektelen fecsegés. Ennek érdekében moderálhat (törölhet hozzászólásokat és kizárhat tagokat).

A cégek belső közösségi terei és a Facebook elég hasonlóak a csoportok kezelése szempontjából, de vannak fontos különbségek is. Ebben az írásban az előbbiekkel foglalkozom, de a leírtak egy része a Facebook csoportokra is érvényes.

Az együttműködési tér létrehozása után lelkesen belevetik magukat a tagok, és hamar elkezdenek csoportokat létrehozni sokféle érdekes témához. A szabadság és a kötetlenség fontos jellemzői az online tereknek, és így sok csoport jön létre. A témák között lesznek átfedések, akár azonos céllal is létrejöhet több csoport, hiszen mindenkinek lehetősége van ilyeneket létrehozni.

Jó az a sok csoport? Erre a kérdésre nem egyszerű a válasz. Az elharapózó, túl szigorú szabályozás éppen a dolog lényegét ölné meg. Az a célunk, hogy a dolgozók szabadon, nyíltan kommunikáljanak egymással, megtalálják az őket érdeklő témákat és embereket, ne érezzék a fejük felett Damoklész kardját, ha esetleg hibáznának, ezért jók lehetnek a szűk csoportok, ahol el lehet bújni.

A sok és kontrolálatlan csoport viszont az együttműködést nehezíti meg. Hol itt az igazság?

Céges használatban érdemes odafigyelni a csoportok létrehozására. Ugyan az egész rendszer önszerveződő, mégis kell valami rendszert vinni bele, hiszen üzleti céljaink voltak a létrehozásával. Mi lehet a megoldás? Már az sokat segít, ha van egy listánk a létező csoportokról, amiben a nevükön kívül a témájuk és céljuk is fel van sorolva. Ha már a névnél tartunk: nagyon hasznos, ha megegyezünk egy névkonvencióban. Olyan neveket adjunk a csoportoknak, amikből rögtön kiderül a céljuk, témájuk (és, ha van, az osztály, ország vagy más terület, ahova tartoznak). Ez sokat segít a megtalálásukban. Itt mindjárt aktuális egy figyelmeztetés: Ne aprózzuk el a csoportokat, ne hozzon létre minden osztály egy-egy csoportot magának ugyanannak (vagy nagyon hasonló) témának a megbeszélésére! Miért? A sok kicsi csoport éppen az egész rendszer lényegét ásná alá. Az egyik célunk az volt, hogy széles körben hozzuk össze azokat az embereket, akik nem szoktak nap mint nap találkozni, akik különböző területeken dolgoznak, és itt tudják megosztani egymással a tudásukat, megvitatni dolgokat, gondolatébresztő beszélgetéseket folytatni. Ha minden részleg saját csoportot hoz létre, éppen ezt a lehetőséget veszítjük el. Tudom, hogy ez nagyon nem egyszerű! Sok okot lehet felsorolni a szűkebb csoportok védelmében. A kisebb csoportokban egymást jobban ismerő tagok vannak, ők könnyebben nyílnak meg, nagyobb a bizalom közöttük, inkább fognak eszmét cserélni a témáról. Ebben lehet valami, de a tapasztalat azt mutatja, hogy az ilyen szűk csoportokból hamar ki szokott fogyni a lendület. A kis létszám és a sokféle nézőpont hiánya szokta ezt okozni.

Egy másik gondom a hasonló témájú csoportokkal az, hogy megnehezítik az engem érdeklő bejegyzések megtalálását. Ha sok csoportban foglalkozunk a témával, több helyen is kell keresnem, több csoportból kell értesítéseket kérnem, hogy ne mulasszak el valami fontosat. A probléma fordítottjával találkozom a LinkedIn esetében. A témák, amikről írok vagy megosztom mások írásait több (zárt) csoport tagsága számára is relevánsak. Ha el akarom juttatni hozzájuk, akkor több csoportba is be kell írnom ugyanazt. Ezzel nem az a pár perces munka baj. Az egyik gond az, hogy a kialakuló párbeszédet csak annak a csoportnak a tagjai látják, ahol éppen kialakult – így csak szűk körben tudjuk megbeszélni a témát, nem minden érdeklődő látja a beszélgetést (amikből több is futhat párhuzamosan, egymástól elzárva). Ezen részben segít az, ha jelentkezünk több ilyen csoportba, így láthatjuk a párhuzamos diskurzusokat. A másik kellemetlenség pont ebből származik: azok, akik több ilyen csoportban is benne vannak, többször kapják meg az értesítést ugyanarról, nekik ez spamként jelentkezik. A csoportok szabályozásáról egy volt kollégám (Stan Garfield) írt mostanában, érdemes elolvasni.

Ígértem, hogy a zárt csoportokról külön írok. Miért is kell, hogy egy csoport zárt legyen? Miért nem akarjuk mindenkinek megmutatni, hogy mi folyik ott? Egy Facebook csoport tagjai azért kérték a csoport zárttá tételét, hogy a főnökük ne tudja meg, hogy szakmai kérdéseket tesznek fel ott, mert akkor butának és alkalmatlannak tartaná őket. Ez azt mutatja számomra, hogy vannak alkalmatlan főnökök (vagy csak ezt gondolják róluk a beosztottak).

A munkában használt csoportok esetében azt tapasztaltam, hogy van egyfajta félelem az emberekben, amikor a „nagy nyilvánosság” előtt kellene megszólalni, véleményt nyilvánítani. A kollégáim nagyon nehezen indultak neki a rendszerünk használatának, és éppen azt kérték, hogy hozzak létre nekik zárt csoportot. Eleinte ellenálltam, mert úgy éreztem, hogy nem volt ennek „valódi” oka, nem volt okuk semmitől sem félni. Végül beadtam a derekamat, lett zárt csoport, amiben „magunk között” voltunk. Ettől sem kezdett száguldani a használat, de lassan-lassan beindult. Egy idő múlva ki lehetett csalogatni pár embert a nyílt terepre, hiszen észrevették, hogy a zárt kis közösségben éppen az egésznek a haszna nem jelentkezik. Ott csak ugyanazokkal az emberekkel tudnak egy kérdést megvitatni, ugyanazoktól tudnak segítséget kérni, akikkel egyébként is kapcsolatban vannak. A „veszélyes” nyílt terep az, ahol úja kapcsolatok jönnek létre és új dolgokat lehet megtanulni. Ott érdemes a kérdéseket feltenni, ha nem tudjuk, hogy ki tud majd válaszolni.

Ez a félelem a nyilvánosságtól nem csak magyar sajátosság, közép-európai szinten is tapasztaltam. Az amerikai kollégák sokkal bátrabbak. Őket nem aggasztja, hogy esetleg hibáznak és kinevetik őket. Azt gondolom, hogy ezen a területen érdemes tanulnunk tőlük!

Mint sok mindenben, a céges közösségi együttműködés létrehozásában, bevezetésében és hasznos működtetésében is érdemes felhasználni mások tapasztalatait, tanulni belőlük. Nem sokan osztják meg nyilvánosan ezeket a tapasztalatokat, de meg lehet találni azokat, akik a gyakorlatból ismerik a lehetőségeket és a buktatókat. Ez utóbbiakat jobb az első próbálkozásra elkerülni, mert másodszorra, rossz tapasztalatok után nehezebb rávenni az embereket a részvételre.