Hajrá előre! Mindenki utánam! (Na, most melyik?)

Ki szalad elől? Hol a vezérigazgató helye? Hogy tudja rávenni az embereket a nyílt és őszinte kommunikációra? Kinek mi a szerepe ebben? Ki lesz az igehirdető?

Az elmúlt két héten a cégen belüli együttműködés lehetőségeiről írtam. (Emberi munkahely és technológia, A főnök már megint olvasott valamit). Ugyan már van sok jó példa, még mindig elég nagy a bizonytalanság ebben a témában. Már az se sokat segít, hogy a szokásos angol elnevezés „enterprise social network”. Ez a technológiát elég jól leírja, hiszen valóban vállalaton belüli hálózatról van szó, és a közösségi hálózatokból (Facebook, Twitter) ismert technológiához hasonló van a háttérben – sőt az emberek viselkedése is hasonló. Mégis azt gondolom, hogy nem szerencsés az elnevezés, mert nem a lényeget adja. Valamivel jobban szeretem a hálózat helyett az együttműködés szó használatát, ami közelebb van a lényeghez.

Azt írtam, hogy van sok jó példa. Ez így is van, ennek ellenére mégis lehet azt olvasni, hogy nem nagyon vannak sikeres alkalmazási tapasztalatok. Ebben szerintem szerepet játszik az, hogy a tapasztalatok leírásához bele kell menni a cég belső működésének, sőt a problémáinak részletes ismertetésébe, és azt kevés cég vezetője szokta megtenni. Ingoványos a terület, nehéz jól és tartalmasan leírni túl sok belső információ kiadása nélkül. Mi célból vállalnák a munkát és a kockázatot?

Szerencsénkre van néhány vezető, aki úgy gondolja, hogy a belső működés, a problémák és azok megoldása érdekelheti a vevőit, és erről beszélve kedvező képet alakíthat ki a cégéről. Ez nyilván eltérő, és a cég tevékenységétől is függ. Tanácsadással foglalkozó cégek esetében nagy jelentősége lehet annak, hogy a saját maguk sikeres átszervezését bemutassák. Mások esetében nem annyira maga a folyamat, mint az eredmény fontos.

Ezek a sikertörténetek kedvet csinálnak más vezetőknek is, és beindul a gondolkozás, felmerül az igény. Itt jön mindjárt az első lehetséges akadály: nincs kellő tapasztalat ezen a területen a cégen belül, hiszen még nem csináltak ilyet. Az sokat segít, ha valaki nagyon járatos a Facebook, a LinkedIn és a Twitter használatában, rendszeresen ír, a bejegyzéseit sokan olvassák és hozzá is szólnak; maga is aktív mások bejegyzéseivel kapcsolatban. Azt hiszem, hogy a legtöbb munkahelyen kevés ilyen kolléga található döntéshozó pozícióban.

Hogyan indulnak az ilyen kezdeményezések?

Az egyik lehetséges kiindulási pont az informatikusoknál van. Bár ez egyáltalán nem IT projekt, mégis sokszor indul azzal, hogy ők elkezdik felfedezni a terepet, ismerkednek a technológiával. Az előrejelzések szerint a közeljövőben is így lesz ez, sőt esetleg vezető szerepet kaphat az IT a dolog beindításában, a figyelem felkeltésében. A CIO.com ismertetett egy felmérést arról, hogy 2015-ben mik lesznek a fontos új szerepei az informatikusoknak: „6 Hot New IT Roles for 2015”. Ezen a listán első helyen szerepel a „Collaboration and Social Media Evangelist” – vagyis „igehirdető”, aki megérti, hogy hogyan és miért működnek együtt a dolgozók és létrehozza a stratégiát ezen a területen.

Vajon hány ilyen embert találunk az IT-sok között? Van ebben tapasztalatod, Kedves Olvasó?

Mit kell ehhez tudni? Ismerni kell a létező eszközöket, és kitalálni, hogy mi működik majd a legjobban a cégen belül – mondja a cikk. Ezt én egy picit másképp gondolom. Azzal egyetértek, hogy az eszközök ismerete szükséges, sőt gyakorlati tapasztalat is kell ezen a területen. Attól óvnék, hogy feltétlenül a „legjobb” megkeresésére fordítsuk az energiáinkat. Miért? Ez egy nagyon gyorsan fejlődő, képlékeny terület. Az eszközök is gyorsan változnak, szinte havonta jönnek elő a kisebb-nagyobb javítások és új lehetőségek. Szerintem nem érdemes a lehető legjobb kiválasztásába túl sok időt és munkát beleölni – pár hónap múlva változhat a helyzet. Keressük meg azt a megoldást, amelyik megfelel a feltételeinknek (itt van egy lista), és keressünk megbízható, elég sok vállalati felhasználóval rendelkező szolgáltatót, amelyik a céljainknak megfelelő rendszert nyújt.

Mit kell még tudnia ennek az igehirdetőnek? Értenie kell a csapatok közötti kommunikáció és a közös munka előmozdításához. Itt a marketing és a kommunikáció mellett még a viselkedéssel kapcsolatos tudományok és a szervezetpszichológia is képbe kerül.

Ki ért mindezekhez, és kinek van kellő motivációja, hogy odategye magát?

Szerintem ez az első számú vezető! Neki értenie kell a kommunikáció és ez együttműködés előmozdításához. Hogyan vezetné különben sikerre a céget? Az emberek viselkedését és a szervezet pszichológiai működését is értenie kell, sőt alakítania is kell ezeket. Ez, persze, nem jelenti azt, hogy a vezérigazgató fogja a műszaki megoldást kiválasztani, a bevezetést megtervezni és a projektet vezetni. Ezt nyilván olyanok fogják megtenni, akik a megfelelő ismeretekkel és gyakorlati tapasztalattal rendelkeznek. Ha láttuk a valóságban működni, akkor máris jobb esélyünk van a jó megoldások megtalálására és a csapdák elkerülésére. Minden szervezet egy kicsit másképp működik, más a kiindulási helyzet és mások lehetnek a konkrét célok is, de az ilyen együttműködés dinamikája sok szempontból hasonló minden hálózatban. Azok a tevékenységek, amiket a múlt héten leírtam, mindenhol hasznosak.

Kik és hogyan csinálják a kiválasztást és a bevezetést?

Kezdjük máshol! Először el kell dönteni, hogy szükségünk van a belső együttműködés és információ áramlás javítására. Meglepő módon, erre viszonylag kicsi (száz fő alatti) szervezetekben is fel szokott merülni az igény. A legfelső vezető szokta távol érezni magát az „egyszerű” dolgozóktól, ő szokta azt érezni, hogy a kommunikáció mindkét irányban akadozik. A közbenső szinteknek az az egyik szerepe, hogy szűrjék a kommunikációt és értelmezzék is mindkét irányban, de nem feltétlenül tudják ezt pont úgy csinálni, ahogy a legjobb. Emellett még sok oka és haszna van az ilyen közösség létrehozásának, mind a vezetők, mind a többi dolgozó szempontjából.

Vissza a kiválasztás és a bevezetés kérdéséhez… Ki csinálja? Szerintem nagyobb részben belső erőkkel érdemes a bevezetést végigcsinálni. Nem csak a kommunikációs és az informatikai vezetésre gondolok. Ideális esetben be tudunk vonni minden területről és a hierarchia minden szintjéről aktív, érdeklődő kollégákat. Fontos, hogy az emberek a magukénak érezzék az eredményt. Ha a főnök lenyomta a torkukon, akkor nem fog menni – a „közösség” nem erőszakkal jön létre.

Szükség lesz külső segítségre is, ha nincs házon belül olyan, aki már elég sok tapasztalatot gyűjtött össze a vállalati belső közösségi rendszerekben. A külső segítség a vezetőket támogatja (mentorálja) abban, hogy megtalálják a saját helyüket ebben az új közösségben – ez nem is mindig olyan egyszerű, hiszen itt egy kicsit megváltozik a szerepük (éppen ez az egyik céljuk). Jól jöhet a segítség abban is, hogy a közösség és az együttműködés eredményesen és gyorsan alakuljon ki, a jó irányba menjen. Ebben is tud segíteni egy külső „vendég”, aki egy darabig benne van a kommunikációban, és finoman lökdösi a kívánt irányba (segít életet vinni a kommunikációba, részt vesz a beszélgetésekben, kérdez, hozzászól, új beszélgetéseket indít).

Hadd tegyek ide a végére egy kis reklámot! Három évig úttörőként és vezetőként volt szerepem egy belső közösségi együttműködésben (bevezetés, elterjesztés, sikeres használat). Szívesen veszek részt újabbak sikerre vitelében.