Mitől szeretik meg és használják?

Legutóbb ott hagytam abba, hogy a technológiának van-e szerepe (szerintem van!) és milyen szerepe van a vállalati együttműködés támogatásában vagy akadályozásában.

Nem vitatom, hogy elsősorban a vállalati kultúra határozza meg azt, hogy van-e jó együttműködés, és nem is a csillivilli technológia fogja azt a valóságban megteremteni. DE, úgy gondolom, hogy a szoftver használhatósága mindig nagyon erősen befolyásolta az elfogadottságát és használatát, és ma ez még inkább így van. Hozzászoktunk ahhoz, hogy a fejlesztők és a szolgáltatók keresik a kegyeinket, és egyre szebb és kényelmesebb eszközöket adnak a kezünkbe. Szó szerint a kezünkbe, hiszen már annyiféle mobil cuccot használunk, okosabbnál okosabb telefonokat és táblagépeket (és itt dörömbölnek a szemüvegbe és karórába épített számítógépek is).

Szerintem, amikor azt boncolgatjuk, hogy miért nem működik a tudásmegosztás a vállalaton belül, vegyük figyelembe ezt a tényezőt is! Igen, valóban oda kell csábítani a dolgozót a tudásmegosztó portálhoz, és ott kell tartani! Ezekben sok tényező játszik fontos szerepet, például:

• tartalmilag értékes, a munkában fontos információ és tudás;
• vonzó, kézre álló rendszer;
• könnyű és gyors keresés;
• elismerés a megosztásért;
• elismerés a használatért, a kérdésekért (ne nevezzük butának azt, aki kérdez!);
• elismerés a válaszokért (ne rójuk meg azt, aki a szorosan vett munkaköri kötelességén túlterjeszkedik és segít másoknak!);
• rugalmas használati lehetőség, munkahelyen, otthon, útközben, számítógépen, táblagépen, telefonon.

Vessünk egy pillantást az utolsó pontra! Itt négy technológiai trend játszik fontos szerepet, ezek alapozzák meg a mobil együttműködést műszaki oldalról:

• a mobil eszközök elterjedése,
• a saját eszközök használata munkára (Bring Your Own Device),
• a sok szép és kényelmes „app” magasra emeli a mércét,
• az egyre jobb és olcsóbb „felhő” szolgáltatások, amelyekben tárolhatunk és megoszthatunk, amit csak akarunk.

Durva hiba a vállalat részéről, ha nem veszi figyelembe azt, hogy a felhasználó a király!

Kedves Olvasó! Mit gondolsz erről? Neked mennyire fontos az, hogy kellemes, könnyen használható legyen az, amivel dolgozol? Fontos az, hogy könnyen kiismerd magad rajta, és ehhez ne kelljen külön megtanulnod a használatát?

Szerintem a használók nélkül vagy ellenében hiába alkotjuk meg a tökéletesen strukturált, szervezett, kulcsszavazott rendszert, kevesen fogják azt használni, egy maroknyi lelkes csoport privát fóruma lesz csak.  A máshol kialakult és megszokott együttműködési lehetőségeket a munkában is meg kell adnunk. A mérce a Facebook – az a legjobb, ha annak minden funkcióját és lehetőségét biztosítjuk, sőt még annál is jobbak vagyunk, további hasznos szolgáltatásokat is nyújtunk!

Mire gondolok?

A legfontosabb a keresés. Nos, keresésben nyilván mást és többet kell nyújtanunk, mint amit a Facebook vagy a LinkedIn tud, mert az bizony nem sok. Ezek arra vannak kihegyezve, hogy embereket, cégeket, csoportokat meg tudjunk találni. Ha tartalmi együttműködésre, információ, tapasztalat és tudás megosztására van szükségünk, akkor ennél nyilván sokkal többre van szükségünk. Szavakra és kifejezésekre is akarunk keresni. Ezek mellett a kulcsszavak (a témát jellemző szavak) keresése is fontossá válik, ha elég nagy megosztott anyag (amit remélünk!). Kulcsszavas keresést a Twitter már nagyon régen nyújt (ott #hashtag a neve), és a Facebook is bevezette egy ideje ezt a lehetőséget.

Hogyan akarok keresni egy ilyen rendszerben? Elsősorban kulcsszavak szerint, hiszen azok jelölik meg a bejegyzés témáját. Persze, tudom, hogy nem mindenki szokta megadni a kulcsszavakat, tehát a szövegben előforduló szavak, szókapcsolatok és kifejezések is fontosak. Előfordul, hogy csak egy csoportban vagy egy tag bejegyzéseiben akarok keresni. Ezért fontos a keresési feltételek összekapcsolása, együttes alkalmazása.

Nagyon fontos az is, hogy újra meg tudjak valamit találni! Mire is kell ez? Amikor összeszedem az információt egy munkához, ne kelljen lemásolnom mindent, amit megtaláltam. Szeretném inkább könyvjelzővel megjelölni, vagy egy mozdulattal elmenteni a linkjét. Másik eset: belefutok valamibe (más témában, mint amiben kerestem), de később majd el akarom olvasni, foglalkozni akarok vele. Ezt is szeretném megjelölni, későbbre elrakni, hiszen most mással foglalkozom, és nem akarok eltérülni (procrastination – volt már szó róla). Ebben segít, ha egy mozdulattal tudom megjelölni – nem kell sokat vacakolnom vele.

A keresést segíti az, ha a kulcsszavakat nem csak az eredeti beírás közben, hanem később is lehet javítani, módosítani. A céges tudástárban ez nagyon fontos. Így tudják a tudásmenedzserek jobbá, használhatóbbá tenni a tartalmát.

Kedves Olvasó! Kérlek, oszd meg velem a tudáskezelő és –megosztó rendszerekben való kereséssel kapcsolatos tapasztalataidat, problémáidat! Mit találtál jónak? Mi zavart?

A tartalom tárolásában és megosztásában is komoly versenytársai vannak a vállalati rendszereknek: itt van a rengeteg „felhő” tárhely, ahova sok-sok és sok fajta anyagot tudunk feltölteni, sőt még együtt is tudunk dolgozni rajtuk! (Nem teljes lista: Google Drive, OneDrive, iCloud, Dropbox, Box.) Ha nem akarjuk, hogy a nyilvánosan elérhető felhőbe (sőt, több felhőbe!) kerüljenek a cég és az ügyfelek fontos információi, akkor építsünk be egy kényelmesen, minden eszközön és mindenhonnan használható tárhelyet is az együttműködési szolgáltatásunkba. Itt tudnak a tagok egymással megosztani mindenféle anyagokat, és ideális esetben együtt, egyszerre tudnak dolgozni rajtuk.

Ha vannak feltöltött dokumentumok és egyebek, akkor nyilván azokban is akarunk keresni. Ezt se felejtsük el!

Álomvilágban élek? A lehetetlent hajszolom? Hol az a pénz, ami ehhez kell?

Összefoglaló a célokról, módszerekről, eredményekről