Facebook a munkában? Ugyan már! Vagy mégis?

Hogyan és milyen fórumot biztosítsunk az együttműködési, együtt alkotási vágynak? Milyen szempontokat érdemes figyelembe venni?

Együttműködés? Igen! Biztos vagyok benne, hogy szeretünk együttműködni, kifejezni a véleményünket, segíteni másoknak abban, hogy fontos információkhoz jussanak. Szívesen segítünk problémák megoldásában, kérdések megválaszolásában. Ez gyönyörűen látszik: a Facebook és a Twitter tele van ilyen beírásokkal és párbeszédekkel.

Miért ne csinálhatnánk ugyanezt a munkánkban is? Mi az akadálya? Az egyik akadálya nyilván az, hogy nem akarjuk a munkával kapcsolatos dolgokat a nagyvilággal megosztani. Ez egy teljesen jogos szempont (bár szerintem lehetnénk kevésbé paranoiásak is sok esetben).

Hát, akkor, csináljuk a cégen belül!

Ha lenne egy vállalati fórumunk az alábbi szolgáltatásokkal és tulajdonságokkal, segítene a projektek tudáskezelésében?

• Az egész cégre kiterjedő, mindenki által használható.
• Szabadon lehet új párbeszédeket kezdeni, és a mások által indított témákhoz hozzászólni. A beszélgetés indítója és résztvevői kaphatnak értesítést az új hozzászólásokról (ha akarnak).
• A beszélgetésekhez kulcsszavakat, témákat lehet rendelni. Ezeket keresésekben lehet használni. A kulcsszavakra fel lehet iratkozni – ez segít abban, hogy a minket érdeklő témákat, beszélgetéseket könnyen megtaláljuk (és értesítéseket is kaphassunk, ha kérünk).
• Vannak benne csoportok. A csoportokban zajló kommunikáció elsősorban a csoport tagjainak szól, de mások is részt vehetnek benne. A csoportot azért hozzuk létre, hogy egy-egy témát egy helyen, a többitől elkülönítve lássunk és kezeljünk, és a csoport tagjai (ha akarnak) kaphassanak értesítést a történtekről.
• Lehet zárt és titkos csoportokat is csinálni. Az ezekben történteket csak a csoport tagjai látják.
• A kereséseket lehet csoporton belülre korlátozni.
• Fel lehet tölteni dokumentumokat (mindenféle formátumban). Lehet „követni” a dokumentumokat, ami azt jelenti, hogy értesítést kapunk a változásokról.
• Lehetséges az online együttes munka, pl.: többen egyszerre dolgozhatnak egy javaslaton. Ezt lehet csoportokra korlátozni.
• A tagok követhetik egymást – vagyis kaphatnak értesítést arról, ha a követett tag új témát indít vagy hozzászól valamihez.
• Lehet különböző elismeréseket adni, pl.: „like” vagy nyilvános dicséret.
• A rendszer nyilvántartja a tagok elismertségét, aktivitását és hatását a többiekre. A leaderboard többféle szempont szerint mutatja a „fontos” tagokat, pl.: hozzászólások száma, válaszok száma a tag által indított témákban, a legtöbb résztvevővel vagy válasszal rendelkező beszélgetések, követők száma, stb. Ez egyrészt a tagokat motiválja az aktivitásra és a releváns témák indítására, másrészt az új tagoknak segít megtalálni a fontos embereket (és rajtuk keresztül a fontos témákat és csoportokat).
• Keresések lehetségesek sokféle szempont szerint, pl.: tagok neve, témák, csoportok, időszak, a szövegben előforduló szavak szerint.
• Értesítéseket lehet kérni pl.: témákhoz és csoportokba történő hozzászólások vagy dokumentumokon való változtatás esetére.

Szeretném megosztani azokat a tapasztalataimat, amiket egy ilyen rendszer által támogatott nemzetközi együttműködés során szereztem. Előre kell bocsátanom, hogy zöldfülű voltam, semmilyen tapasztalatom nem volt a „közösségi háló” témában. A Facebook és a Twitter teljesen ismeretlen volt számomra. A LinkedIn-en jelen voltam, de azon kívül, hogy nagy ritkán eszembe jutott az adataimat frissíteni, semmit se csináltam ott. Egy szép napon hallottam egy a nagy, globális belső rendszerről, és valamiért felkeltette az érdeklődésemet. Regisztráltam és elkezdtem nézelődni.

Mit találtam?

Elsősorban embereket, akiket valami nagyon érdekelt, foglalkoztatott. Természetesen foglalkoztatta őket az ilyen fajta együttműködés, a lehetőségei, a korlátai, a használatának és elterjesztésének módja. Ők voltak az úttörők (még a hivatalos indulás előtt), és én is közéjük csöppentem. Ezek az emberek figyeltek egymásra, érdekelte őket sok minden, sok különböző dolog, nem mindenkit ugyanazok. Ha találtak valamit a világban, amiről úgy gondolták, hogy a többieket is érdekelheti, megosztották (főleg szakmai dolgokat). Ha egy másik tag írt valamiről, ami érdekelte őket, hozzászóltak. Nagyon jó viták és eszmecserék alakultak ki, amik előre vittek terveket, gondolatokat.

Voltak közöttük, akik igyekeztek „rendet tartani” a nagy tömegben és a sok témában. Ők voltak azok, akik a saját hozzászólásaikat és másokét is ellátták kulcsszavakkal. Ők adtak jó tanácsokat az eredményesebb használat érdekében (pl.: csoportok és kulcsszavak használata). Tipikusan az „old school” tudásmenedzserek voltak ők, akik hozzászoktak az információ rendezett kezeléséhez. Néha úgy tűnt, mintha sziszifuszi munkát végeztek volna, mert a többség (és nem csak a mindenféle X, Y, Z betűkkel jelölt generációk) ezt nem érezték elég fontosnak. Én is részt vettem ebben a tevékenységben – bár nem sose voltam hivatalosan ilyen pozícióban, de ebben szocializálódtam (korom és akadémiai intézeti előéletem miatt), és később is volt részem tudáskezelési kezdeményezésekben.

Azt tapasztaltam, hogy még a lazán vagy alig működő „rend” esetében is nagyon hatékony tud lenni egy ilyen közösségi alapon nyugvó együttműködés. Miért? Egy ok az előbb említett „old school” rendteremtő igyekezete. Nagyon fontos volt az is, hogy sok nyitott, érdeklődő és segítőkész ember volt jelen. Ez még fontosabb is volt, mert nagyon kevés kivételtől eltekintve senki sem „munkaköri kötelesség” miatt volt jelen és működött együtt a többiekkel. Hát akkor miért? Az általános „jó szándék” mellett a saját érdekeik is motiválták őket. Mik voltak ezek?

Miért szeretjük megosztani a tudásunkat, ismereteinket (akár távoli emberekkel is, akiket még sose láttunk)? Miért vagyunk segítőkészek?

Hogy tudjuk ezeket a munkában, a projektekben hasznosítani? Mi a vezetők szerepe?

Mit gondolsz, kedves Olvasó?